۳ گزارشی که هر مدیری باید داشته باشد

مطمئن شوید که کارکنان با اهداف سازمان همسو هستند، اگر پیشرفت آنها را با این ۳ گزارش دنبال کنید، آسان‌تر خواهد بود.

سه گزارشی که هر مدیری باید از آنها استفاده کند بخشی از یک سیستم گزارش دهی است که برای اولین بار در کتاب، مدیریت در یک صفحه نوشته ریاض خادم توضیح داده شده است. آنها برای ردیابی همسویی در یک سازمان ایده آل هستند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به آنچه این سه گزارش می‌توانند برای شما و تیم‌هایتان انجام دهند بیاندازیم.

گزارش تمرکز

گزارش تمرکز عملکرد یک کارمند را در ارتباط با وضعیت واقعی هر یک از شاخص‌های فرآیندی که به آنها اختصاص داده شده است نشان می‌دهد. “وضعیت” آن شاخص‌ها عددی است که نتیجه شاخص را در دوره گزارش قبلی نشان می‌دهد. برای مثال، فرض کنید شاخص در کارت امتیازی «درصد بازده مشتری» باشد و درصد بازدهی در ماه آوریل ۳ درصد باشد. سپس، وضعیت این شاخص در گزارش تمرکز ماه می شما نشان می‌دهد که عملکرد کارمند ۳ درصد در ستون وضعیت است. این به شما امکان می‌دهد بدانید که کارمندتان چگونه عمل می‌کند تا بتوانید به همسو کردن تلاش‌های آنها برای بهبود شاخص کمک کنید.

هنگامی که وضعیت آنها بر اساس برخی معیارهای مورد توافق ارزیابی می‌شود، می‌توانید تشخیص دهید که “خوب” یا “بد” بوده است. از اهداف برای ایجاد آن معیارها استفاده کنید. بنابراین، برای هر عامل مهم در کارت امتیاز، شما سه سطح هدف را تعیین خواهید کرد: حداقل، رضایت بخش و برجسته. حداقل هدف، سطح زیر هر عملکردی است که قابل قبول نباشد. رضایت بخش سطحی است که باعث می‌شود نسبت به عملکرد آنها احساس خوبی داشته باشید و برجسته سطح برتری است.

برای برخی از عوامل، مانند “تعداد واحدهای تولید شده”، بیشتر بهتر است. برای عوامل دیگر، مانند «درصد کارهای خارج از رده»، کمتر بهتر است. این دلیلی است که شما باید یک “هدف حداقل یا حداکثر” تعیین کنید. به این ترتیب، بسته به نوع عامل، می‌توانید عملکرد قابل قبول را به عنوان بالاتر از سطح حداقل یا پایین تر از حداکثر سطح تشخیص دهید. با این معیارها می‌توانید سه سناریو را تعیین کنید:

۱. عملکرد عالی زمانی که وضعیت بهتر از هدف برجسته است.

۲. عملکرد خوب یا مثبت زمانی که وضعیت بهتر از هدف رضایت بخش باشد.

۳. عملکرد بد یا منفی زمانی که وضعیت بدتر از حداقل هدف باشد.

علاوه بر “وضعیت” و “اهداف”، اطلاعات مهم دیگر “روند” است. این روند نشان می‌دهد که آیا وضعیت یک کارمند بهتر می‌شود یا بدتر. به عنوان مثال، عملکرد آنها در ماه گذشته می‌تواند بدتر از حداقل باشد، اما روند طی پنج دوره گذشته می‌تواند خوب باشد. برعکس، عملکرد آنها در ماه گذشته می‌تواند بهتر از رضایت بخش باشد، اما روند می‌تواند بد باشد. این اطلاعات مفیدی است.

پر کردن گزارش‌های تمرکز برای کارمندان خود یک تمرین ارزشمند است. این به شما امکان می‌دهد تا عمیق‌تر عوامل موفقیتی را که به آنها اختصاص داده‌اید، فرمولی که آنها را تعریف می‌کند، داده‌هایی که در محاسبات آن‌ها وارد می‌شود و اقدامات مثبتی که به آن‌ها نیاز دارند فکر کنید.

گزارش بازخورد

گزارش دوم، گزارش بازخورد نام دارد. این گزارش خلاصه‌ای از «خبر خوب» و «خبر بد» بر اساس وضعیت شاخص‌های کارمند شما است. این عواملی را نشان می‌دهد که از نظر وضعیت به زیر محدوده غیر قابل قبول رسیده‌اند و عواملی که بالاتر از سطح رضایت بخش هستند. آنهایی که در بین این دو قرار می‌گیرند در محدوده قابل قبول در نظر گرفته می‌شوند.

این گزارش همچنین تعداد دوره‌های زمانی متوالی را نشان می‌دهد که فاکتور بهتر از هدف رضایت‌بخش یا بدتر از هدف حداقل/حداکثر بوده است. در یک نگاه، می‌توانید بازخورد عملکرد آنها را مشاهده کنید. سعی کنید برای هر یک از کارمندان خود گزارش بازخورد بسازید. به هر یک از عوامل در گزارش تمرکز آنها نگاه کنید و وضعیت آنها را با اهدافی که برای آنها تعیین کرده‌اید مقایسه کنید. توجه داشته باشید که بهتر از هدف رضایت بخش است یا بدتر از حداقل/حداکثر هدف. همچنین باید توجه داشته باشید که چند بار متوالی این عامل بهتر از هدف رضایت بخش یا بدتر از هدف حداقل/حداکثر عملکرد داشته است.

گزارش مدیریت

به عنوان یک مدیر، باید واقعیت آنچه را که در هرم مسئولیت شما اتفاق می‌افتد، از پایین به بالا و از بالا به پایین بدانید. برای انجام این کار، می‌توانید گزارش‌های تمرکز فردی کسانی را که به طور مستقیم و غیرمستقیم به شما گزارش می‌دهند، مطالعه کنید، اگرچه این امر می‌تواند زمان‌بر و ناکارآمد باشد. برای اینکه اطلاعات عملکرد را به روشی مفیدتر به شما ارائه شود، گزارش سومی وجود دارد، گزارش مدیریت، که به شما یک نمای کلی از نکات برجسته گزارش‌های بازخورد همه افراد در هرم مسئولیت شما می‌دهد، افرادی که به طور مستقیم و غیرمستقیم به شما گزارش می‌دهند. این رویکرد «مدیریت بر اساس استثنا» است. معنی آن چیست؟ افرادی که در محدوده قابل قبول عملکرد دارند در این گزارش نشان داده نمی‌شوند — آنها کار رضایت بخشی انجام می‌دهند و در این زمان نیاز چندانی به پرداختن به عملکرد فردی آنها ندارید. اما بازیگران ستاره و همچنین کسانی که با چالش روبرو هستند ظاهر می‌شوند. شما در این گزارش به دنبال استثناهای دو طرف طیف عملکرد هستید. بدیهی است که گزارش تمام موارد استثنا در گزارش مدیریت باعث شلوغ شدن این گزارش و کاهش اثربخشی آن می‌شود. بنابراین، یک طرح تشدید در سیستم گزارش‌دهی تعبیه شده است تا مشخص شود که چه استثناهایی به سمت بالا گزارش می‌شوند.