۱۰ اشتباه در مدیریت پروژه
متاسفانه بسیاری از مدیران پروژه اشتباهات اساسی مرتکب می‌شوند و پایه محکمی را قرار نمی‌دهند که بر اساس آن پروژه بتواند پیشرفت کند. این، از جمله عوامل دیگر، مانع از پیشرفت آنها و تبدیل شدن به رهبران پروژه می‌شود.
رهبران پروژه می‌دانند که پروژه‌ها باید در یک رویکرد منطقی و ساختارمند برای تحویل ریشه داشته باشند، زیرا بدون آن همه چیز از هم می‌پاشد. اگر روش محکمی برای تعریف و کنترل محدوده پروژه، مزایا، قابلیت تحویل، هزینه ها، کیفیت، ریسک‌ها و مسئولیت‌ها نداشته باشیم، پروژه موفق نخواهد بود حتی اگر مدیر پروژه در رهبری و ایجاد انگیزه در افراد عالی باشد. درست است که مردم پروژه‌ها را ارائه می‌دهند، اما فرآیندها از آنها در انجام این کار حمایت می‌کنند.
پروژه موفق نخواهد بود حتی اگر مدیر پروژه در رهبری و ایجاد انگیزه در افراد عالی باشد. درست است که مردم پروژه‌ها را ارائه می‌دهند، اما فرآیندها از آنها در انجام این کار حمایت می‌کنند.
در زیر لیستی از کلاسیک‌ترین اشتباهاتی که مدیران پروژه در رابطه با جنبه‌های مربوط به فرآیند کار انجام می‌دهند، آورده شده است.
۱. عدم توجه کافی به مراحل برنامه‌ریزی پروژه
بسیار مشتاق بودن برای شروع ساخت و توسعه بدون دانستن اینکه بازی پایانی چیست و چگونه می‌توان به آن رسید، یک اشتباه کلاسیک است. مدیران پروژه تسلیم فشار ذینفعان ارشد می‌شوند که اهمیت برنامه‌ریزی را درک نمی‌کنند و امیدوارند که اگر مرحله برنامه‌ریزی کاهش یابد، پروژه می‌تواند سریع‌تر ارائه شود.
بسیار مشتاق بودن برای شروع ساخت و توسعه بدون دانستن اینکه بازی پایانی چیست و چگونه می‌توان به آن رسید، یک اشتباه کلاسیک است.
۲. عدم توجه به پرونده تجاری پروژه
بسیاری از مدیران پروژه نمی‌توانند اطمینان حاصل کنند که منطقی برای انجام پروژه وجود دارد. آنها اغلب به اشتباه فرض می‌کنند که پرونده تجاری توسط مدیریت ارشد تکمیل شده است و تصویر بزرگتر را از نظر تجاری و استراتژیک نمی‌بینند. متأسفانه، این بدان معناست که پروژه‌ها اغلب با اهداف استراتژیک سازمان همسو نیستند.
۳. عدم تکمیل منشور دقیق پروژه
بسیاری از مدیران پروژه در یک سطح عمل می‌کنند و اطلاعات مهم را در منشور یا سند شروع پروژه حذف می‌کنند. آنها در کشف جزئیات پروژه و نحوه تحویل آن ناکام هستند. آنها همچنین این اشتباه را مرتکب می‌شوند که ذینفعان را از طریق اطلاعات مندرج در منشور راهنمایی نمی‌کنند. آنها صرفاً به دنبال یک امضا هستند که مخالف جلب رضایت واقعی مردم برای این سند برنامه‌ریزی مهم است.
۴. عدم استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی مبتنی بر محصول
بسیاری از مدیران پروژه در استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی مبتنی بر محصول بصری، مانند ساختارهای تجزیه محصول و نمودارهای جریان محصول شکست می‌خورند. آنها تیم را در فرآیند برنامه‌ریزی دخالت نمی‌دهند و برای آینده دور با جزئیات زیاد برنامه‌ریزی می‌کنند. اغلب آنها در تقسیم پروژه به فازهای کوتاه‌تر با نتایج واضح که می‌توانند موفقیت‌ها و مزایای اولیه را برای کاربران فراهم کنند، شکست می‌خورند.
۵. محدوده نامشخص و فقدان الزامات دقیق
توصیف دامنه اغلب مبهم و قابل تفسیر است و به آنچه خارج از محدوده است فکر کافی نشده است. الزامات در سطح بسیار بالایی مستند شده‌اند، پایه‌گذاری نمی‌شوند و تغییرات به‌صورت ساختاریافته ردیابی، ارزیابی یا در پروژه گنجانده نمی‌شوند. نتیجه خزش دامنه یا در بدترین حالت پروژه‌ای است که نمی‌تواند آنچه را که مشتری نیاز دارد ارائه دهد.
۶. دست کم گرفتن دستاوردهای پروژه.
این یک اشتباه کلاسیک است که مدیران پروژه دستاوردهای پروژه را دست کم می‌گیرند، چه در نتیجه قدردانی از آنچه باید ارائه شود، یا در نتیجه فرآیندهای تخمین ضعیف. آنها اغلب بیش از حد خوش‌بین هستند. ناتوانی در به چالش کشیدن برآوردهای ارائه شده به آنها و کنار گذاشتن موارد احتمالی برای پوشش ریسک‌ها و عدم قطعیت‌ها.
۷. فرآیندهای مدیریت ریسک ضعیف
عدم توجه کافی به مدیریت موثر ریسک‌ها یکی دیگر از اشتباهات کلاسیک است. مدیریت ریسک اغلب به عنوان یک تمرین مکانیکی بدون هیچ تاثیر واقعی ختم می‌شود. مهم‌ترین ریسک‌ها شناسایی نشده‌اند، مالکان و اقدامات کاهش‌دهنده تعیین نشده‌اند و تیم پروژه فرهنگ مدیریت ریسک را ندارد.
۸. عدم ایجاد یک ساختار حاکمیتی شفاف
بسیاری از ذینفعان به عضویت هیئت مدیره یا کمیته راهبری پروژه منصوب می‌شوند بدون اینکه توضیح داده شود که نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها چیست و اینکه بدنه اجرایی پروژه شامل چه مواردی می‌شود. در برخی موارد، کمیته راهبری به طور رسمی تشکیل نشده است و به طور منظم تشکیل جلسه نمی‌دهد.
۹. عدم استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد
بسیاری از مدیران پروژه در ردیابی و کنترل پروژه از طریق معیارهای ارزش کسب شده شکست می‌خورند. آنها پیشرفت پروژه را به روشی غیر علمی گزارش می‌دهند. این روند شامل پیگیری وضعیت مالی پروژه در مقایسه با بودجه و همچنین محصولات تحویل شده در مقایسه با برنامه است.
۱۰. توجه ناکافی به کیفیت
عدم توجه به کیفیت محصولات تحویلی پروژه اشتباه بزرگی است که می‌تواند اثرات مخربی داشته باشد. بسیاری از مدیران پروژه هرگز به تکمیل طرح کیفیت نمی‌رسند، آنها در یک عملکرد تضمین کیفیت مستقل شرکت نمی‌کنند، از بررسی‌های همتا استفاده نمی‌کنند، بازخورد کاربر را در مراحل اولیه وارد نمی‌کنند، و از نمونه‌سازی اولیه و تکراری استفاده نمی‌کنند و از نمونه سازی و توسعه تکراری به عنوان راهی برای کاهش ریسک و بهبود کیفیت استفاده نمی‌کنند. درعوض، آنها با عواقب برخورد می‌کنند و افراد بیشتری را برای مقابله با نقص تعیین می‌کنند.
لطفا قربانی این اشتباهات اساسی مربوط به فرآیند نشوید. ما می‌توانیم بهتر از آن انجام دهیم!
لطفا قربانی این اشتباهات اساسی مربوط به فرآیند نشوید. ما می‌توانیم بهتر از آن انجام دهیم!
گفت‌وگو