چگونه پایگاه دانش باعث می شود منابع انسانی شما هوشمندانه و موثر عمل کند

چگونه پایگاه دانش باعث می‌شود منابع انسانی شما هوشمندانه و موثر عمل کند

منابع انسانی رگ حیات یک سازمان است. امروزه، نقش منابع انسانی از «استخدام و اخراج» سنتی تا «استراتژی و کنترل» فعالیت‌های کلی در یک سازمان متفاوت شده است. از آنجایی که نقش منابع انسانی بیش از هر زمان دیگری حیاتی شده است، مدیریت فعالیت‌های منابع انسانی و حفظ هماهنگی بین کارکنان دشوارتر از همیشه شده است.

1 28

امروزه سازمان‌ها ترجیح می‌دهند به جای تکیه بر فرآیندهای پیچیده دستی، از ابزارها و نرم افزارها برای تسهیل فرآیند و هماهنگ نگه داشتن کارکنان استفاده کنند.

منابع انسانی رگ حیات یک سازمان است.

آیا نمی‌دانید که چگونه یک سازمان می‌تواند عملیات منابع انسانی را موثرتر کند؟ در اینجا برخی از دلایلی وجود دارد که چرا این سرمایه گذاری در یک سیستم دانش بنیان کاملاً منطقی است:

مدیریت متمرکز داده‌ها

خواه تدوین استراتژی، سیاست گذاری، آموزش و توسعه، استخدام، مدیریت مزایا و پاداش، رضایت کارکنان یا تنظیم استانداردهای ایمنی باشد، منابع انسانی تنها بخش در سازمان است که از دسترسی به همه داده‌های محرمانه برخوردار است. اما چه چیزی منابع انسانی را به بخشی جدایی ناپذیر از ساختار کلی سازمان تبدیل می‌کند؟ این اطلاعات کارمندی است که آنها دارند.

2 27

امروزه سازمان‌ها ترجیح می‌دهند به جای تکیه بر فرآیندهای پیچیده دستی، از ابزارها و نرم افزارها برای تسهیل فرآیند و هماهنگ نگه داشتن کارکنان استفاده کنند.

از سوابق تحصیلی گرفته تا شرح شغل، منابع انسانی همه اطلاعات مربوط به کارمند را در اختیار دارند و مدیریت آن اطلاعات بدون شکست کاری دشوار است. داشتن یک پایگاه دانش نه تنها مدیریت داده‌ها را برای متخصصان منابع انسانی آسان می‌کند، بلکه تضمین می‌کند که همه چیز در یک مکان متمرکز به روز می‌ماند.

استخدام به امری بی دردسر تبدیل می‌شود

یکی از مسئولیت‌های اصلی منابع انسانی، استخدام استعدادهای مناسب است. منابع انسانی از جستجوی یک نامزد مناسب تا جذب او نقش اساسی دارد. وقتی صحبت از استخدام انبوه می‌شود، فرآیند برای منابع انسانی پیچیده‌تر می‌شود زیرا احتمال از دست دادن داده‌ها و ارائه اطلاعات ناکافی به نامزدهای تازه استخدام شده وجود دارد.

وقتی پایگاه دانشی در اختیار داشته باشید،این فرآیند آسان‌تر می‌شود. می‌تواند این کار را با کمک به مدیران منابع انسانی برای ذخیره اسناد همه کاندیداهای نزدیک شده و استخدام شده آسان کند. یک پایگاه دانش آنلاین می‌تواند یک کتابچه راهنمای مناسب را بدون از دست دادن اطلاعات مهم حفظ کند. این به صرفه جویی در زمان کمک می‌کند زیرا شخص مجاز نیازی به صرف وقت برای کارهای اضافی نخواهد داشت.

3 20

اشتراک گذاری ابری امنیت داده‌ها را تضمین می‌کند

منابع انسانی از اسناد نه تنها برای حفظ سوابق بلکه برای برقراری ارتباط، تجزیه و تحلیل و ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌کند. از ایمیل‌های کوتاه گرفته تا توافق نامه‌های حقوقی پیچیده، مدیریت اسناد و مدارک سازمان یک کار بزرگ است. هنگامی که اسناد یک سازمان به طور موثر مدیریت می‌شوند، سایر عملیات را قادر می‌سازد بدون هیچ گونه مغایرتی روان اجرا شوند.

پایگاه دانش SaaS کارمندان را قادر می‌سازد اسناد را به راحتی در فضای ابری که امن و ایمن است آپلود کنند، به اشتراک بگذارند و مدیریت کنند. همچنین به منابع انسانی در حفظ محرمانگی کمک می‌کند و به اسناد اجازه می‌دهد فقط با افراد مرتبط به اشتراک گذاشته شوند، که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا سال‌ها بدون از دست دادن محرمانه بودن اسناد، رکورد را حفظ کنند.

6 4

آموزش را به طور موثر سازماندهی کنید

از آنجایی که موفقیت سازمان به طور مستقیم با مهارت‌ها و عملکرد کارکنان آن مرتبط است، آموزش کارکنان برای استفاده از پتانسیل آنها بسیار مهم است. متخصصان منابع انسانی مسئول مدیریت کل فرآیند آموزش و توسعه هستند.

موفقیت سازمان به طور مستقیم با مهارت‌ها و عملکرد کارکنان آن مرتبط است.

زمانی که مدیر منابع انسانی به روز می‌شود کار سختی می‌شود که کدام کارمند به کدام نوع آموزش نیاز دارد. اما با در دسترس بودن یک پایگاه دانش، برای منابع انسانی آسان‌تر می‌شود که این کار را با ساده‌سازی فرآیند هماهنگی با بقیه مدیران خط آسان‌تر کند. استخدام‌های جدید می‌توانند به پایگاه داده دسترسی داشته باشند و اگر چیزی را در طول جلسه آموزشی از دست دادند، می‌توانند مطالب را اصلاح کنند. این به کارکنان اجازه می‌دهد تا دانش را با سایر افراد سازمان به اشتراک بگذارند و فرهنگ یادگیری را ارتقا دهند. یک پایگاه دانش مؤثر باعث می‌شود این وضعیت هم برای مربی و هم برای کارآموزان برد-برد باشد زیرا فرآیندهای پر هیجان جلسات آموزشی را ساده می‌کند، هماهنگی داخلی را ارتقا می‌دهد و احتمال خطا را به حداقل می‌رساند.

7 1

سیاست‌های سازمانی را بدون دردسر در میان بگذارید

سیاست‌های سازمان معمولاً بر «بایدها و نبایدها» شرکت تمرکز می‌کنند تا از حوادث ناگوار و ناسازگاری جلوگیری کنند. تدوین خط مشی‌ها و استراتژی‌ها برای دستیابی موثر به اهداف سازمانی یک وظیفه چالش برانگیز و دست و پا گیر است که توسط منابع انسانی انجام می‌شود. نه فقط تدوین، بلکه اطلاع رسانی مناسب این سیاست‌ها برای نگه داشتن همه در یک صفحه مهم است.

این مشکل را می‌توان با کمک یک پایگاه دانش حل کرد، زیرا کار را با اجازه دادن به منابع انسانی برای به روز رسانی صحیح خط مشی‌های سازمان ساده می‌کند و همچنین به آنها اجازه می‌دهد این خط مشی‌ها را به همه افراد سازمان منتقل کنند.

8 1

مدیریت اطلاعات مالی

حقوق؟ جوایز؟ طرح های جبرانی؟ بله، منابع انسانی نیز در این فعالیت‌های پرتعداد دخیل است. از توصیه حقوق‌های مبتنی بر بازار تا توسعه برنامه‌های غرامت استراتژیک کلی، منابع انسانی در همه جا حضور دارد. مدیریت این ارقام بزرگ بدون هیچ گونه اختلاف مسئولیت بزرگی است که HR بر عهده دارد. یک اشتباه کوچک می‌تواند منجر به ضرر بزرگ شود.

با یک نرم افزار مدیریت دانش، منابع انسانی می‌تواند داده‌ها و اطلاعات مربوط به حوزه‌های مالی ذکر شده را به طور متقابل به اشتراک بگذارد تا از مغایرت‌ها جلوگیری کرده و روند را روان‌تر کند.

11

نتیجه

در سناریوی کاری امروزی، موفقیت یک تجارت به جای یک فرد به یک تیم بستگی دارد. از آنجایی که رسانه‌های اجتماعی و اینترنت به‌عنوان سطح‌سازهای بزرگ بازی می‌کنند، تطبیق تغییرات تکنولوژیکی به‌روز برای سیستم مدیریت منابع انسانی سازمان برای حفظ سنگر در این دنیای رقابتی مهم است.

در حالی که مدیر منابع انسانی یک سازمان تا ۸۰ درصد از دارایی های سازمان را تشکیل می‌دهد، سرمایه گذاری در یک نرم افزار مبتنی بر دانش برای یک تجارت مهم است. اجرای یک پایگاه دانش فشار کاری را کاهش می‌دهد و محرمانه بودن داده‌ها را حفظ می‌کند که در نهایت به کارکنان کمک می‌کند تا هماهنگی داخلی را بهبود بخشند و بهره‌وری را افزایش دهند.

مقالات مرتبط

۷ مسئولیت حرفه‌ای منابع انسانی

در گذشته، رهبران کسب‌وکار اغلب متخصصان منابع انسانی (HR) را به عنوان متخصصانی می‌دانستند که اطمینان می‌دهند همه کارکنان از سیاست‌های سازمانی پیروی می‌کنند. نقش متخصصان منابع انسانی نیز معمولاً با وظایف اداری مانند جمع آوری، تشکیل پرونده و ذخیره اسناد مرتبط بوده و به طور سنتی در ایجاد و اجرای مقررات شرکت فعالیت می کنند. تا حدی به این دلیل است که نقش منابع انسانی اغلب از بخش‌های اداری یا مالی سرچشمه می‌گیرد. این منطقی است، زیرا مسئولیت هایی مانند حقوق و دستمزد، استخدام و مزایا در حوزه آن واحدهای تجاری قرار دارد.

آنچه منابع انسانی برای موفقیت نیاز دارد

اگر احساس می‌کنید سازمان شما سیستم‌های منابع انسانی زیادی دارد، ممکن است باور این اعداد دشوار باشد، اما سازمان‌ها هنوز این هدف را ندارند.

بسیاری از رهبران وقتی متوجه می شوند که افرادشان مولد نیستند یا وقتی کارمندان خوب کار را ترک می کنند، نگاه خود را به منابع انسانی معطوف می کنند – اما فرهنگ قوی شرکت – نوعی که کارمندان برتر را حفظ می کند – از رهبران شروع می شود.

به عبارت دیگر، بخش منابع انسانی شما ممکن است برای موفقیت راه اندازی نشود – و نمی توانند – بدون حمایت رهبری شما.

هفت روش برتر موثر در مدیریت منابع انسانی

منابع انسانی در دهه‌های گذشته به طور قابل توجهی تکامل یافته و همچنان ادامه دارد. با این حال، بهترین شیوه‌های منابع انسانی اصلی همچنان پابرجا بوده و در طول سال‌ها به عنوان دستورالعملی برای متخصصان منابع انسانی عمل کرده است. اما آنها شامل چه چیزی هستند و چرا اینقدر مهم هستند؟ در این مقاله، به هفت روش برتر برای منابع انسانی خواهیم پرداخت. اینها برای مدیریت مؤثر منابع انسانی بسیار مهم هستند.

گفت‌وگو