چرا فهرست کارهای روزانه مفید است؟
آیا تاکنون فکر کرده اید که چرا باید فهرست کارهای روزانه یا همان «to-do list» برای خود ایجاد کنید، در حالی که اغلب آن را گم می‌کنید یا نادیده می‌گیرید؟ روانشناسان پاسخی دارند که به شما کمک می‌کند، با استفاده از فهرست کارها، عملکرد خود را بهبود دهید و سازنده و خلاق باشید.
فهرست کارهای روزانه چیزی است که این روزها، تقریبا همه دارند، اما کمتر کسی به معنای واقعی از آن پیروی می کند. آمارهای زیر نشان می دهد چگونه افراد از ابزارها و نرم‌افزارهای تنظیم فهرست کار استفاده می‌کنند:
- ۴۱ درصد از آیتم‌ها هرگز کامل نمی‌شوند.
- ۵۰ درصد از آیتم‌ها در مدت یکروز انجام می‌شوند.
- ۱۸ درصد از آیتم‌ها در مدت یک ساعت انجام می‌شوند.
- ۱۰ درصد از آیتم‌ها در مدت یک دقیقه انجام می‌شوند.
- ۱۵ درصد از آیتم‌هایی که به عنوان «انجام شد» ثبت می‌شوند، دوباره به فهرست برمی‌گردند.
این آمارها بازتابی است از آنچه افراد در هنگام کار با نرم‌افزارهای فهرست کارها انجام می‌دهند. در واقع بیشتر موارد به سرعت، برچسب «انجام شد» می‌خورند، خیلی زودتر از اینکه فراموش بشوند و خیلی زودتر از اینکه برای جلوگیری از فراموشی لازم باشد آنها را یادداشت کنید.
بنابراین به نظر می‌رسد نحوه استفاده از این ابزار آنقدر که به نظر می‌رسد درست انجام نمی‌شود. حتی شاید با بررسی دقیق‌تر به دلایلی برخورد کنیم که افراد برای عدم استفاده از فهرست کاری بیان می‌کنند. بررسی این دلایل برای نگاه همه جانبه به کارکرد این ابزار اهمیت دارد.
مخالفان استفاده از فهرست کارهای روزانه چه دلایلی دارند؟
می توانیم ساعت‌ها در مورد عالی بودن برنامه‌ریزی و فهرست کارها بحث کنیم، اما اگر دلیل محکمی برای استفاده از آن نداشته باشید، هیچ یک از آنها مفید نخواهد بود. به همین دلیل ما سه مشکل متداولی که مخالفان با لیست کارها دارند را بررسی خواهیم کرد:
۱- فهرست کارها انعطاف‌پذیری را کاهش می‌دهد.
به نظر می رسد داشتن یک فهرست کاری، زندگی افراد را در یک چارچوب سخت و محکم محدود می‌کند و آنها حس می کنند به یک ربات تبدیل شده‌اند. اگر شما از افرادی هستید که تحمل داشتن یک مورد ناتمام در لیست کارهای خود را ندارید، این ابزار می‌تواند موجب استرس و نگرانی بیشتر برای شما شود.
اما اگر کلی‌تر نگاه کنید، لیست کارهای روزانه انعطاف‌پذیری بیشتری به شما می‌دهد. این را در نظر بگیرید که همیشه آزادی و توانایی انتخاب کارهای خود را دارید. لیست‌های انجام کار به شما کمک می‌کند تا نظم بیشتری به کارهای خود بدهید و مهم‌تر از آن مانع از این می‌شود که با سپردن کارها به روند جاری زندگی، منفعلانه وقت خود را صرف برنامه‌های دیگران کنید.
۲- نیازی به لیست کارها نیست زیرا می‌توان آنچه را باید انجام شود به خاطر سپرد.
داشتن توانایی ذهنی برای یادآوری همه آنچه در برنامه روزانه شما است، یک استعداد عالی است. اگر هر نوع شغل یا نقشی دارید که لازم است حدود ۱۰ کار برای یک روز خاص انجام دهید، به خاطر سپردن همه اینها یک شاهکار است. اما وقتی مجبور باشید بسیاری از پروژه‌ها را با ده‌ها کار مدیریت کنید، تکیه کردن به حافظه، خطر فراموشی موارد مهم را به دنبال دارد.
۳- هرگز به فهرست خود پایبند نیستید.
افسوس که فقط در حدود ۶۰ درصد موارد لیست کارهایی که باید انجام شوند کامل می‌شوند. این می‌تواند برای افرادی که نمی‌خواهند در پایان روز موارد انجام نشده‌ای در فهرست خود مشاهده کنند، بسیار ناامیدکننده است و می‌تواند به استرس تبدیل شود.
گرچه این دلایل به نظر درست است اما پاسخ در یک مشاهده ساده نهفته است: مردم اغلب آنچه را که می‌توانند در یک روز انجام دهند بیش از حد ارزیابی می‌کنند و آنچه را که می توانند در یک سال بدست آورند دست کم می‌گیرند. اولویت‌بندی موثر به شما در حل این مشکل کمک می‌کند.
لازم نیست همه موارد موجود در لیست خود را تکمیل کنید، فقط ارزشمندترین و فوری‌ترین موارد موجود در آن اهمیت دارند. تعیین یک هدف بلندپروازانه و انجام نیمی از موارد موجود در فهرست هنوز هم بسیار بهتر از این است که بی‌هدف و پراکنده کارهای خود را انجام دهید. به مرور زمان خواهید آموخت که تعداد کارهای یک روز را کاهش دهید و آنها را در یک دوره طولانی‌تر پخش کنید. در نهایت به یاد داشته باشیم که کارها را برای خودتان سخت نکنید.
فهرست کارهای روزانه چه مزیت‌هایی ایجاد می‌کند؟
مزیت‌های داشتن فهرست کاری یکی از عواملی متعددی است که می‌تواند زندگی شخصی و شغلی شما را بهبود بخشد. فهرست کارها هرگز برای کارکنان دانشی (knowledge workers) به اندازه عصر انفجار اطلاعات مهم نبوده است. اکنون که به برخی از رایج ترین دلایل عدم استفاده افراد از لیست کارها پرداخته‌ایم، می‌توانیم مزیت‌های استفاده از این ابزار را به شرح زیر بیان کنیم:
۱- فهرست کاری به شما کمک می‌کند احساس خوبی داشته باشید.
نوشتن مطالب و فهرست کارها به کاهش استرس کمک می‌کند و احساس آرامش بیشتری در فرد ایجاد می‌کند. با نوشتن فهرست وظایف، شما احساس می‌کنید که می‌توانید زندگی و اعمال خود را کنترل کنید. همچنین، انجام موارد لیست کارها، به شما حس موفقیت و پیشرفت می‌دهد و کمک می‌کند تا وقتی شرایط سخت می‌شود به خود انگیزه دهید و اراده ادامه دادن را تقویت کنید.
۲- فهرست روزانه به شما کمک می‌کند تا اهداف بزرگ را محقق کنید.
دستیابی به اهداف بزرگ اغلب دشوارند و در نتیجه، تعویق در آنها آسان است. یکی از بهترین راه‌ها برای حل این مشکل تجزیه یک هدف بزرگ به قطعات کوچکتر است. اینجاست که لیست کار اهمیت پیدا می‌کند و به شما امکان می‌دهد پروژه‌های بزرگ و طاقت فرسا را مدیریت کنید.
همچنین، با تمرکز بر فعالیت‌های با ارزش بالا، کارهای بیشتری انجام می‌دهید. هنگامی که فهرستی از کارها دارید، اولویت‌بندی موارد موجود در آن بسیار راحت‌تر است و این اطمینان را ایجاد می‌کند که شما همیشه روی چیزهای درست کار می‌کنید. در غیر این صورت، آسان است که در حلقه انجام آنچه آسان‌تر یا فوری‌تر به نظر می‌رسد، اسیر شوید و از انجام کارهای مهمی که به توجه فوری نیازی ندارند چشم پوشی کنید.
مزیت عالی دیگر برای استفاده از فهرست کارهای روزانه، تجزیه و تحلیل رفتاری است، که در آینده می‌توانید در راستای مدیریت عملکرد از آن استفاده کنید. شما می‌توانید ببینید که کدام فعالیت‌ها نتایج بهتری را به همراه داشته و روی آنها زمان بیشتری بگذارید. این کار باعث می‌شود زمان خود را به مرور به بهینه‌ترین شیوه صرف کنید و فرصت‌های تمرکز و فراغت بیشتری برای خود بسازید.
لیست کارها همچنین به شما کمک می‌کند آنچه را که در نگاه اول نمی‌بینید کشف کنید. وقتی چیزها را یادداشت می‌کنید، مغز شما را مجبور می‌کند که در مورد وظیفه پیش رو عمیق بیندیشد و این ظرفیت شما را برای رسیدن به نتایج بهتر افزایش می‌دهد. این نوع القای ذهنی احتمال دستیابی به هدف و انجام کار را بیشتر می‌کند. چون هرچه بیشتر به یک کار فکر کنید، راه‌حل‌های بهتری به ذهن‌تان می‌رسد.
حتما برایتان پیش آمده که تمرکز و اراده انجام یک کار مهم را نداشته باشید و از خودتان بپرسید«چرا اهمال کاری می‌کنم؟» واقعیت این است که تمرکز داشتن با توجه به عوامل حواس پرتی در محیط‌های کاری امروزی دشوار است. بنابراین، در شرایطی که در اثر عوامل محیطی به راحتی از مسیر خارج می‌شوید، جلوی چشم داشتن لیست کارها، می‌تواند به شما کمک کند تا دوباره به آن برگردید. دیدن رئوس مطالبی که باید انجام دهید می‌تواند تفاوت چشمگیری در بهره‌وری شما ایجاد کند.
نکته مهم اینجاست که ایجاد فهرست کاری در هسته اصلی یک فرایند برنامه‌ریزی قرار دارد و برنامه‌ریزی، به نوبه خود، امکان تبدیل اهداف انتزاعی را به مراحل مشخص عملی می‌دهد. شما با شکستن اهداف، اضطراب را برطرف می‌کنید و می‌دانید در هر زمان باید چه کاری انجام دهید. این یک روش خوب برای به حداکثر رساندن توانایی‌های بالقوه برای دستیابی به اهداف بزرگ است.
۳- با این کار می‌توانید در وقت صرفه‌جویی کنید.
یکی دیگر از مزایای داشتن فهرست کارها، صرفه جویی در زمان است. غالباً با برنامه‌ریزی ۱۵ دقیقه‌ای می‌توانید حداقل یک ساعت در زمان روزانه خود صرفه جویی کنید. فهرست کارهای روزانه دیدن پایه‌های پروژه‌های شما و کار کردن در یک طرح اولیه از پیش تعیین شده را آسان می‌کند. درحالی که وقتی لیستی ندارید، به جای برداشتن مراحل بعدی، می‌توانید به راحتی وقت خود را تلف کنید.
۴- فهرست کارها کمک می‌کند تا اطمینان بیشتری داشته باشید.
یکی از کاربردهای برجسته فهرست کارهای روزانه، به خاطر سپردن موارد و پایبند بودن به مهلت‌های مقرر است. با کمک این ابزار پروژه‌ها عقب نمی‌ماند و این شما را به یک کارمند محبوب، یک مدیر موفق و یک فرد موثر در تیم تبدیل می‌کند و به دنبال آن درهای بسیاری برای پیشرفت شغلی برایتان باز می‌شود.
علاوه بر این، یک فهرست کاری به شما کمک می‌کند حجم کار خود را بهتر مدیریت کنید و یاد بگیرید که “نه” بگویید. در هر زمان مشخص، می‌دانید که چقدر کار باید انجام دهید، بنابراین می‌توانید بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید. هنگامی که یک مرور کلی از همه کارها و پروژه‌های خود جلوی چشم دارید، مدیریت ظرفیت‌های باقی‌مانده آسان‌تر است. وقتی میزان کار خود را از این طریق کنترل می‌کنید، دیگران به شما احترام بیشتری می‌گذارند و برای وقت شما ارزش قائل هستند.
در مجموع، مغز انسان در ایجاد ارتباطات پیچیده بسیار عالی است، اما در یادآوری ضعف دارد. نوشتن فهرست کارهای جاری، عملکرد حافظه شما را بهبود می‌دهد و می‌توانید ظرفیت بیشتری را برای کارهای خلاقانه اختصاص دهید.
کارایی مثبت فهرست کارها براساس اثر زیگارنیک
درباره اینکه استفاده از فهرست کارهای روزانه باعث کم شدن استرس و افزایش تمرکز می‌شود، زیاد شنیده‌ایم ولی چه نظریات علمی در پشت این عقیده وجود دارد؟ پاسخ این سئوال در «اثر زیگارنیک» نهفته است. «اثر زیگارنیک» (zeigarnik effect) بر این پایه است که افراد معمولا کارهای انجام نشده و نیمه‌کاره را بهتر از کارهای تمام شده به یاد می آورند.
بلوما زیگارنیک، روانشناس روسی تباری است که برای اولین بار این پدیده را مورد مطالعه قرار داد. او متوجه شد که پیشخدمت‌ها، سفارشات را تنها تا زمانی که در پروسه سرو کردن هستند به خاطر می‌آورند.
به بیان دیگر، «اثر زیگارنیک» بیانگر شرایط روانی ساده‌ای است که احتمالا شما با آن آشنایی دارید، اینکه کارهای ناتمام به طور دائم در ذهن شما می‌چرخند و در گوش شما وزوز می‌کنند. این موضوع آزار‌دهنده است و فهرست کارهای روزانه می‌تواند نقش سطل نگهدارنده ذهن را بازی کند، سطلی که ذهن شما برای نگه داشتن افکار مزاحم درباره کارهای انجام نشده، از آن استفاده می‌کند.
مطالعات بعدی روانشناسان نشان داد که «اثر زیگارنیک» درخواستی است از جانب بخش ناخودآگاه ذهن برای برنامه‌ریزی توسط بخش خودآگاه ذهن. روشی که ذهن بتواند بر روی تکمیل کارها تمرکز کند و با آشفتگی مقابل کند.
در یکی از این مطالعات، دو گروه از دانشجویانی که در آستانه برگزاری یک امتحان نهایی مهم بودند مورد آزمایش قرار گرفتند. به دسته اول گفته شد که به امتحان فکر کنند و از دسته دوم خواسته شد که برای امتحان برنامه مطالعاتی تنظیم کنند، مثل اینکه چه زمانی و چگونه باید درس بخوانند. این در حالی بود که هیچ کدام در طول آزمایش مطالعه درسی نداشتند.
سپس هر دو گروه در تست مرتب کردن کلمات متقاطع شرکت کردند. گروهی که فقط به امتحان فکر کرده بودند در تست کلمات، نتایج پایین‌تری کسب کردند. در حالی که گروه دانشجویانی که برنامه مطالعاتی طراحی کرده بودند موفق شدند نتایج بهتری کسب کنند. محققان به این نتیجه رسیدند که ذهن دانشجویان گروه دوم، از طریق برنامه‌ریزی باز شده و در نتیجه در آزمون کلمات، بهتر عمل کرده بود.
درست مانند برنامه مطالعه درسی دانشجویان، فهرست کارهای روزانه یک راه حل ساده است برای اینکه ذهن شما از عوامل مزاحمی که «اثر زیگارنیک» ایجاد می‌کند رها شود. فهرست کاری خیلی بیشتر از یک ابزار است که به عدم فراموشی کارهای آینده کمک کند. بر طبق این نگرش شما می توانید از «to-do list» بهتر استفاده کنید. فقط کافی است درک کنید که این ابزاری است برای ایجاد نقشه و طرح‌ریزی کارها به منظور افزایش کارایی و عملکرد، نه صرفا یک کمک حافظه.
بنابراین از فهرست کارهای روزانه خود برای برنامه‌ریزی، مخصوصا درباره اینکه کجا، چه زمانی و به چه نحوی باید کارها انجام شوند استفاده کنید. آنگاه خواهید دید که منافع در اختیار داشتن یک ذهن آرام چقدر در انجام کارها به شما کمک می‌کند. حتی شاید بیشتر از دلخوشی ناشی از اتمام همه موارد فهرست.
گفت‌وگو