راهکارهایی برای کاهش غیبت کارکنان در محیط کار
غیبت زمانی اتفاق میافتد که یک کارمند به طور منظم و بدون هیچ توضیحی، خارج از آنچه مورد انتظار یا قابل قبول از نظر مرخصیها و مرخصیهای سالانه، روزهای بیماری یا مسائل شخصی است، از کار خود غیبت میکند.
کارمندان ممکن است به دلایل قانونی متعددی از محل کار خود غیبت کنند، با این حال، غیبت کار میتواند در صورت غیبت مکرر کارمند، به ویژه زمانی که هنوز حقوق دریافت میکند، برای سازمان مشکلاتی ایجاد کند.
برخی از دلایل غیبت عبارتند از استرس و فرسودگی شغلی، قلدری یا آزار و اذیت در محل کار، افسردگی، مراقبت، بیماری و آسیب، و کاریابی. با پیادهسازی نرمافزار مدیریت غیبت مانند خط تلفن برای فراخوانی کارکنان، سازمانها میتوانند نیاز به ردیابی حضور و غیاب را به صورت دستی برطرف کنند، دلایل غیبت کارمند را درک کنند و همچنین غیبت بیش از حد را زودتر شناسایی کنند.
واضح است که غیبت مهم است، و ما در زیر به بررسی برخی از استراتژیهایی که سازمانها میتوانند برای کاهش میزان غیبت خود اتخاذ کنند، خواهیم پرداخت.
غیبت زمانی اتفاق میافتد که یک کارمند به طور منظم و بدون هیچ توضیحی، خارج از آنچه مورد انتظار یا قابل قبول از نظر مرخصیها و مرخصیهای سالانه، روزهای بیماری یا مسائل شخصی است، از کار خود غیبت میکند.
افزایش انعطاف پذیری محل کار
اغلب اوقات، کارفرما میتواند از غیبت کارمند جلوگیری کند که ترتیبات کاری منعطف را به کار گیرد که به آنها اجازه میدهد کار خود را انجام دهند و هر گونه مسائل شخصی را که ممکن است پیش بیاید مدیریت کنند. به عنوان مثال، والدینی که به دلیل مسائل مربوط به مراقبت از کودک به طور منظم از محل کار غایب هستند، ممکن است از ساعت کاری انعطاف پذیر، انتخاب زودتر رفتن یا دیرتر رسیدن، یا گزینه کار از راه دور از خانه بهره زیادی ببرند.
خواه مراقبت از فرزندان یا بستگان مسن، انجام کارها یا رسیدگی به امور مربوط به خانه، کار از خانه میتواند کارمندان را قادر سازد تا بدون نیاز به مرخصی نامنظم، بین وظایف خانوادگی و زندگی خود در کنار کار خود تعادل ایجاد کنند.
با اتخاذ انعطاف بیشتر در نحوه کار افراد، کارفرمایان میتوانند بسیاری از دلایلی را که باعث میشود کارکنانشان یک روز مرخصی بگیرند، از بین ببرند و در نتیجه با غیبتهای غیرضروری مقابله کنند و در عین حال تعادل بین کار و زندگی کارکنان را بهبود بخشند. این میتواند منجر به کاهش استرس و فرسودگی کارمندان شود و در عین حال بهرهوری، روحیه و آرامش را افزایش دهد.
با اتخاذ انعطاف بیشتر در نحوه کار افراد، کارفرمایان میتوانند بسیاری از دلایلی را که باعث میشود کارکنانشان یک روز مرخصی بگیرند، از بین ببرند و در نتیجه با غیبتهای غیرضروری مقابله کنند و در عین حال تعادل بین کار و زندگی کارکنان را بهبود بخشند.
رفاه کارکنان و فرهنگ کار
کارفرمایان میتوانند با ایجاد برنامههایی با محوریت سلامت و تندرستی کارکنان خود، کارهای زیادی برای سطوح بهرهوری و حضور کارکنان در محل کار انجام دهند. چنین ابتکاراتی میتواند شامل تمرینات تیم سازی، رویدادهای محل کار، مدیتیشن یا اتاقهای استراحت، کلاسهای یوگا در زمان ناهار و همچنین خبرنامهها و منابع مرتبط باشد.
تقویت حس تعلق و فراگیری کلید رضایت کارکنان است.
کارکنان همچنین باید احساس کنند که در مورد مسائلی مانند قلدری در محل کار، آزار و اذیت یا هر چیز دیگری که بر سلامت روانی و تمایل آنها برای حضور در محل کار تأثیر منفی میگذارد، کسی را دارند که با او صحبت کنند. وجود چنین خدماتی میتواند کمک زیادی به کارکنان کند تا احساس حمایت و امنیت داشته باشند تا شکایات خود را به صورت محرمانه بیان کنند و در عین حال نیاز به مرخصی بدون برنامه را کاهش دهند.
تقویت حس تعلق و فراگیری کلید رضایت کارکنان است. اطمینان از اینکه محل کار شما مکانی گرم و دوستانه است که در آن کارمندان از گذراندن وقت خود خوشحال میشوند به معنای ایجاد فرهنگی است که رفاه را تشویق میکند. نیروی کار شادتر و سالمتر میتواند غیبتهای ناشی از بیماری یا افسردگی را کاهش دهد، در حالی که فرهنگ محیط کار مثبتتر میتواند مشارکت و روحیه کارکنان را افزایش دهد.
تعهد شغلی
با توجه به اینکه بسیاری از کسب و کارها مجبور به انجام کارهای بیشتر با منابع کمتر هستند، کارمندان به راحتی میتوانند احساس کنند که بیش از حد کار میکنند و ارزش آنها کم است. قدردانی از تلاشهای کارکنان میتواند کمک زیادی به ایجاد احساس ارزشمندی و قدردانی در آنها کند. این برای بهرهوری و موفقیت یک سازمان ضروری است و میتواند برای مقابله با احساس عدم مشارکت و غیبت در کار بسیار مفید باشد.
هر چه کارکنان درگیر و با انگیزه تر در مورد کار خود باشند، احتمال بیشتری برای حضور دارند. خواه آزادی و استقلال بیشتر برای مدیریت وظایف خود، آموزش بهتر یا کار معنادارتر باشد، کارفرمایان برای کاهش غیبت در محل کار خود باید به راههایی برای بهبود مشارکت کارکنان فکر کنند.
هر چه کارکنان درگیر و با انگیزه تر در مورد کار خود باشند، احتمال بیشتری برای حضور دارند.
با تشویق و پاداش دادن به کارکنان برای حضور در محل کار، کارمندان میتوانند احساس کنند که از حضور آنها قدردانی می شود و به احتمال زیاد با انگیزه و درگیر کارشان هستند.
مصاحبههای بازگشت به کار
گاهی اوقات کارمندان ممکن است به دلایلی مانند زایمان، دلایل پزشکی یا سوگواری نیاز به مرخصی طولانی مدت داشته باشند. آنها اغلب ممکن است سازگاری با بازگشت به محل کار را دشوار بدانند که منجر به از دست دادن علاقه و نادیده گرفتن وظایفشان میشود.
مصاحبه بازگشت به کار به کارفرمایان این فرصت را میدهد تا ارزیابی کنند که آیا کارمند برای بازگشت به کار و از سرگیری نقش خود مناسب است یا اینکه به مرخصی بیشتری نیاز دارد یا خیر. به همین ترتیب، به کارمندان فرصت داده میشود تا هرگونه نگرانی یا نیازی را که ممکن است داشته باشند، بیان کنند، و به کارفرمایان کمک میکند تا اقدامات مناسبی را برای سازگاری با آنها انجام دهند و انتقال آنها به کار را روانتر کنند.
مصاحبه بازگشت به کار به کارفرمایان این فرصت را میدهد تا ارزیابی کنند که آیا کارمند برای بازگشت به کار و از سرگیری نقش خود مناسب است یا اینکه به مرخصی بیشتری نیاز دارد یا خیر.
با کارمندان تماس بگیرید
اغلب دلیل خوبی برای غیبت کارکنان از محل کار وجود دارد. اتخاذ رویکردی انسانی تر نسبت به این موضوع که نشان دهنده توجه به فرد و هر شرایط تسکین دهندهای است که ممکن است با آن مواجه شوند، میتواند تفاوت مثبتی ایجاد کند.
کارفرمایان با تماس با کارمندانی که مرتباً در محل کار غیبت میکنند، میتوانند درک بهتری از دلایل این اتفاق به دست آورند و در شرایط خاص به کارمند کمک کنند تا بر آنها مدیریت یا غلبه کند، مانند حمایت از کارمندانی که مشکلات سلامتی دارند.
جلسات غیررسمی و محرمانه، یک به یک با یک مدیر خط یا متخصص منابع انسانی ممکن است به کارمند کمک کند تا در مورد مسائل شخصی که ممکن است با آن مواجه باشد مانند بیماری، طلاق یا مراقبت از یکی از بستگان بیمار، و همچنین مسائل حساس مرتبط با آن صحبت کند. کار این ممکن است شامل آزار، تبعیض یا احساس قلدری یا طرد شدن در محل کار باشد.
کارفرمایان با تماس با کارمندانی که مرتباً در محل کار غیبت میکنند، میتوانند درک بهتری از دلایل این اتفاق به دست آورند و در شرایط خاص به کارمند کمک کنند تا بر آنها مدیریت یا غلبه کند
برای تسهیل چنین جلساتی، به مدیران و سرپرستان باید آموزشهای لازم برای مقابله با غیبت منظم کارمند از محل کار داده شود. این میتواند شامل آموزش رابطهای باشد که به توسعه مهارتهایی مانند گوش دادن فعال، همدلی، صبر و اعتماد کمک میکند و باعث میشود مدیران راحتتر مکالمات دشوار یا ناراحت کنندهای را با کارمندان انجام دهند، طوری که احساس کنند شنیده میشوند.
رفتار با کارکنان به این شکل میتواند به تقویت رابطه سازمان با کارکنانش نیز کمک کند و به آنها اجازه دهد تا بدانند که اعضای ضروری و ارزشمند کسب و کار هستند.
با انجام مراحل ذکر شده در این مقاله، کارفرمایان میتوانند از کارکنان خود حمایت کنند و به آنها کمک کنند تا در محیط کار خود احساس مشارکت و راحتی کنند. این عوامل میتوانند برای کاهش مشکل غیبت کمک زیادی کنند و در دراز مدت به نفع هر دو طرف باشند.
گفتوگو