تفویض اختیار در مدیریت چیست و چگونه می‌توان آن را به طور موثر انجام داد؟
تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
برای تبدیل شدن به یک رهبر در مدیریت پروژه بسیار مؤثر و واقعاً موفق، باید بدانید که تفویض اختیار چیست و بر روی چه زمینه‌هایی تمرکز کنید که بیشترین تفاوت را در موفقیت پروژه شما ایجاد می‌کند.
این حوزه‌ها شامل مدیریت ریسک و مسائل، برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت ذینفعان ارشد، تضمین کیفیت محصول نهایی و رهبری و ایجاد انگیزه در تیم است. اگر می‌خواهید زمان خود را به طور موثر سپری کنید، تفویض وظایف اداری سطح پایین و برنامه‌ریزی دقیق مهم هستند.
اگر می‌خواهید زمان خود را به طور موثر سپری کنید، تفویض وظایف اداری سطح پایین و برنامه‌ریزی دقیق مهم هستند.
با تفویض اختیار، نه تنها خود را آزاد می‌کنید تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید، بلکه به رشد و توسعه افراد دیگر نیز کمک می‌کنید. وقتی به درستی تفویض اختیار می‌کنید، به فردی که به او تفویض اختیار می‌کنید انگیزه و کشش می‌دهید و به نیازها، اعتماد به نفس و شایستگی پیشرفت حرفه‌ای او کمک می‌کنید.
با تفویض اختیار، نه تنها خود را آزاد می‌کنید تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید، بلکه به رشد و توسعه افراد دیگر نیز کمک می‌کنید.
بسیاری از مدیران پروژه تفویض اختیار را انجام نمی‌دهند زیرا معتقدند که یا کسی را ندارند که به او تفویض اختیار کنند یا نمی‌خواهند کنترل یک وظیفه خاص را از دست بدهند.
شما باید گسترده‌تر، خلاقانه‌تر و استراتژیک‌تر فکر کنید. اغلب اعضای تیم کاملاً قادر به انجام یک کار به عنوان مثال، مربوط به برنامه‌ریزی و برآورد دقیق هستند اگر فرصت و میزان حمایت مناسب به آنها داده شود.
“اگر می خواهید کار به درستی انجام شود، باید آن را به درستی تفویض کنید”
چگونه در تفویض اختیار در مدیریت مؤثر باشیم؟
رهنمودهای زیر نشان می‌دهد: تفویض اختیار در مدیریت چیست و چگونه به طور مؤثر و مدبرانه تفویض اختیار کنید.
برای تفویض اختیار کارآمد، نسبت به آنچه تفویض می‌کنید، به چه کسی و نحوه تفویض اختیار آگاه باشید. موارد زیر را در نظر داشته باشید:
برای تفویض اختیار کارآمد، نسبت به آنچه تفویض می‌کنید، به چه کسی و نحوه تفویض اختیار آگاه باشید.
از اصل پارتو استفاده کنید
هرگز ۲۰ درصد از وظایفی را که به ۸۰ درصد نتایج شما کمک می‌کنند واگذار نکنید. وظایفی را که حساس یا پرخطر نیستند و به آنها وابسته نیستید محول کنید. کارهایی را انتخاب کنید که شخص دیگری به طور بالقوه می‌تواند بهتر از شما انجام دهد.
ردیابی و وظایف اداری
وظایفی مانند تأیید برگه زمانی، ردیابی مالی، گرفتن صورتجلسه، مستندسازی رویه‌ها و راه‌حل‌ها، گزارش هفتگی، ایجاد خبرنامه و بهروز نگه‌داشتن مخزن اسناد.
یک مدیر پروژه را درگیر کنید
یک مدیر پروژه یا شخص پشتیبانی اختصاصی را به صورت پاره وقت یا تمام وقت در هیئت مدیره استخدام کنید. برخی از سازمان‌ها دارای یک دفتر مدیریت پروژه متمرکز (PMO) هستند که ممکن است بتواند کمک و پشتیبانی بیشتری ارائه دهد.
واگذاری کل نقش‌ها
نقش‌های خاصی مانند مدیریت تست، مدیریت پیاده‌سازی، تجزیه و تحلیل و برنامه‌ریزی دقیق محصولات خاص، جریان‌های کاری یا بسته‌های کاری را محول کنید. در یک پروژه کوچک، خودتان این نقش‌ها را به عهده می گیرید، اما در یک پروژه بزرگ، ضروری است که آنها را محول کنید.
چالش، کشش و ایجاد انگیزه
در تصمیم‌گیری که به چه کسی واگذار کنید، از خود بپرسید که کار خاص چقدر فردی را که قصد دارید به او محول کنید، به چالش کشیده، و انگیزه دهید. چه سودی برای او دارد؟ این تکلیف از چه طریق به موفقیت او کمک می‌کند تا مهارت‌ها و قابلیت‌هایش را توسعه دهد؟
در دسترس بودن افراد را بررسی کنید
مشخص کنید شخصی که می‌خواهید به او تفویض اختیار کنید چقدر زمان می‌تواند اختصاص دهد. چقدر زمان برای تکمیل کار یا نقش مورد نیاز است، و چگونه می‌توان آن شخص را آزاد کرد تا برای شما کار کند؟ برعهده گرفتن وظیفه‌ای که شما محول می‌کنید چه تاثیری بر دیگر اولویت‌های کاری او می‌گذارد؟
صلاحیت فرد را تأیید کنید
قبل از واگذاری، بررسی کنید که فرد چقدر صلاحیت دارد. تخصص و مهارت‌های او در زمینه‌هایی مانند برنامه ریزی، ردیابی، ارتباطات و مدیریت زمان چیست؟ شایستگی فرد تعیین می‌کند که او به چه میزان از شما نیاز دارد.
تعهد شخص را تأیید کنید
قبل از اینکه تفویض اختیار کنید، متوجه شوید که فردی که می‌خواهید به او تفویض کنید چقدر متعهد است. او چقدر با انگیزه و با اعتماد به نفس است؟ تعهد او تعیین می‌کند که او به چه میزان حمایت اخلاقی از شما نیاز دارد.
وقتی افراد هم صلاحیت دارند و هم متعهد هستند، می‌توانید آنها را به طور استثنا مدیریت کنید و به آنها بگویید اگر مشکلی دارند با شما تماس بگیرند.
زمانی را برای فکر کردن به کار اختصاص دهید
دقیقاً تصمیم بگیرید که چه چیزی را می‌خواهید واگذار کنید و چه نوع نتایجی را می‌خواهید. استانداردهای عملکردی را که قرار است کار را بر اساس آن اندازه گیری کنید و همچنین یک برنامه زمان بندی و یک مهلت تعیین کنید. به یاد داشته باشید که نتیجه را تا حد امکان قابل اندازه گیری کنید.
دقیقاً تصمیم بگیرید که چه چیزی را می‌خواهید واگذار کنید و چه نوع نتایجی را می‌خواهید.
تمام کار را واگذار کنید
به دنبال واگذاری کل کار به شخصی باشید که به او محول می‌کنید. در وهله اول کاری که قرار است انجام شود و دلیل انجام کار توضیح دهید. به طور منظم با عضو تیم چک کنید تا ببینید که چگونه او پیش می‌رود. وقتی می‌بینید که او در حال تسلط بر کار است، به تدریج عقب نشینی کنید.
ارائه پشتیبانی و جهت
به افراد زمان، حمایت، جهت و اطلاعات لازم برای موفقیت را بدهید. صبور باشید و به دنبال اشتباه نباشید. همه ما یک بار کارآموز بودیم و مجبور بودیم از فردی با تجربه‌تر یاد بگیریم. این حمایت و هدایت شماست، بیش از هر چیز دیگری که تعیین می‌کند تا چه حد در تفویض اختیار موفق هستید.
نکته نهایی
مردم می‌گفتند، “اگر می‌خواهی کار درست انجام شود، باید آن را خودت انجام دهی”. اما این تفکر قدیمی است. رویکرد مدرن این است که بگوییم: “اگر می‌خواهید کار به درستی انجام شود، باید آن را به درستی واگذار کنید”.
گفت‌وگو