۸ روشی که منابع انسانی می‌تواند ارتباطات ایمیلی خود را بهبود بخشد

از آنجایی که بسیاری از مدیران منابع انسانی بیش از حد کار می‌کنند و زمان کمی دارند، مراجعه به ایمیل و ارسال پیام به افرادی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید می‌تواند جذاب باشد. با این حال، از آنجایی که یک مدیر منابع انسانی ممکن است مجبور باشد با موضوعات حساس زیادی سر و کار داشته باشد، به راحتی می‌توان با تندخویی یا بی احساسی مواجه شد. از آنجایی که اکثر مشاغل روزانه هزاران ایمیل داخلی ارسال می‌کنند، گم شدن یا نادیده گرفتن پیام‌های مهم آسان است. خوشبختانه هشت راه ساده برای منابع انسانی برای بهبود نحوه برقراری ارتباط از طریق ایمیل وجود دارد.

۱. هرگز فراموش نکنید که در حال صحبت با یک شخص هستید

هنگام نوشتن یک ایمیل، به رایانه خود خیره شده‌اید و به راحتی می‌توانید فراموش کنید که یک انسان واقعی وجود دارد که آن را در سمت دیگر می‌خواند. فردی با احساسات و نگرانی‌ها و حجم کاری خودش. این را در نظر داشته باشید و همیشه در ایمیل‌های خود آرام، مهربان و مودب باشید. این کار شما را برای مردم محبوب می‌کند و شهرت منصف بودن و نزدیک بودن به دست خواهید آورد.

۲. از عنوان موضوع ایمیل خود استفاده کنید

رابرت جونز(Robert Jones)، مدیر منابع انسانی در Cite It In بر اهمیت «تا حد امکان عنوان ایمیل موضوع آن را روشن کند» تأکید می‌کند. اگر مردم دقیقاً بدانند در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید، بسیاری از موارد را حذف خواهید کرد.» در زمان خود صرفه جویی کنید و با ارائه جزئیات از همان ابتدا، زندگی را برای همکارانتان آسان‌تر کنید. همچنین با ایجاد این عادت، سردرگمی و پیامهای متقاطع بسیار کمتری را تجربه خواهید کرد.

تا حد امکان در عنوان ایمیل موضوع آن را روشن کنید.

۳. روش نگارش صحیح را بیاموزید

در حالی که اکثر مدیران منابع انسانی مهارت‌های فراوانی دارند، لزوماً نوشتن ممکن است به طور طبیعی به وجود نیاید. وقتی چیزی مهم را از طریق ایمیل می‌نویسید و می‌خواهید حرفه‌ای به نظر برسید، انجمن‌های نگارش می‌توانند به تقویت گرامر و اعتماد به نفس شما کمک کنند.

۴. بدانید چه زمانی ایمیل ارسال نکنید

مواقع خاصی وجود دارد که ایمیل، هرچند سریع و آسان، مناسب نیست. این به ویژه زمانی صادق است که شما اخبار بدی را ارائه می‌دهید و باید بتوانید همدلی و شفقت را از خود نشان دهید – هیچ کدام از این موارد واقعاً از طریق ایمیل امکان پذیر نیست.

۵. کپی و چسباندن جزئیات مهم

اگر به شخصی همواره ایمیل می‌فرستید، با کپی کردن نکات مهم در ایمیل فعلی، زندگی او را آسان‌تر کنید، به جای اینکه انتظار داشته باشید که از طریق زنجیره‌ای از ایمیل های قبلی بداند در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید. امی فاستر(Amy Foster)، یک مدیر منابع انسانی در Resummention تأیید می‌کند که “جزئیات کوچک مانند این است که به ایجاد روابط کاری عالی کمک می‌کند.”

۶. حرفه‌ای بمانید

اگرچه ممکن است با برخی از کارمندان نسبتاً دوستانه رفتار کنید، اما همچنان مسئول استخدام و اخراج هستید. حرفه‌ای بمانید وگرنه خطوط ممکن است تار شوند و کار شما ممکن است بسیار ناخوشایند شود. این همچنین تضمین می‌کند که هیچ چیز در ایمیل‌های شما نمی‌تواند اشتباه تفسیر شود و بعداً علیه شما استفاده شود.

۷. همه چیز را تصحیح کنید

این امر به ویژه در مورد ایمیل‌های حساس، ایمیل‌هایی که برای سراسر شرکت هستند یا ایمیل‌های خارجی که نماینده شرکت شما هستند، صادق است. شما نماینده کل برند خود هستید و نمی‌توانید اشتباه کنید. به همین دلیل، مدیران منابع انسانی اغلب قبل از ارسال چنین ایمیل‌های مهمی به دنبال بررسی دوباره نوشته‌های خود هستند.

۸. به نکته اصلی پایبند باشید

مطمئن شوید که پاسخ به سؤالات یا نکات اصلی شما در پاراگراف‌ها گم نمی‌شود – آنها باید مستقیم و آسان برای خواننده شما باشند. این امر باعث می‌شود نتوان برخی از نکات را از دست داد یا اشتباه فهمید و ایمیل‌های شما پربارتر هستند.

در حالی که برقراری ارتباط به عنوان یک مدیر منابع انسانی گهگاه می‌تواند یک میدان مین باشد، و گفتن آن در کنار ایمیل‌های زیادی که هر روز ارسال و دریافت می‌کنید سخت است، ۸ نکته بالا برای بهبود گسترده ارتباطات داخلی و خارجی به سرعت و آسان اجرا می‌شوند.