استاد جلسات یک به یک شوید
چه مدیر عامل باشید و چه مدیر خط، تیم شما به همان اندازه که اعضای آن به عنوان افراد مهم هستند، به عنوان یک گروه مهم است. شرکت‌های فناوری امروزی امتیازات زیادی را برای جذب و حفظ بهترین کارمندان ارائه می‌دهند. ما حقوق رقابتی، آموزش و نوید موفقیت را به صورت حرفه‌ای و مالی ارائه می‌دهیم. اما نحوه برخورد ما با آنها به عنوان افراد می‌تواند تأثیر DNA آنها بر ساختار سازمان شما را تعیین کند. شما به عنوان مدیر آنها چه می‌کنید تا مطمئن شوید که آنها راضی هستند و بهترین کمک را به سازمان شما می‌کنند؟
- خواه یک ساعت در هفته باشد یا ۳۰ دقیقه یک بار در ماه، وقت گذاشتن برای یک فرد نشان می‌دهد که شما به عنوان یک شخص به او اهمیت می‌دهید.
- ۱:۱ تنها انجمنی است که در آن می‌توانید یک گفتگوی صادقانه و خصوصی با یکدیگر در مورد آنچه واقعاً در حال وقوع است – حرفه‌ای و شخصی – داشته باشید.
- این یک فرصت معمولی برای شما به عنوان یک مدیر است تا بتوانید بخش‌هایی (کارکنانتان) را که به کل مولد (تیم شما) منتهی می‌شود را ارزیابی کنید – که همه ما می‌دانیم که از مجموع بخش‌های گفته شده قدرتمندتر است.
- رهبری که برای اعضای تیم خود وقت می‌گذارد به دلیل ابهام و بی‌اعتمادی، کمتر از عملکرد ضعیف تیم رنج می‌برند. هر ۱:۱ فرصتی است برای روشن کردن اهداف سازمان، انتظارات عملکرد خود و ایجاد یک رابطه قابل اعتماد با کارکنان خود با شناخت آنها به عنوان افراد، نه فقط کارکنان.
- در نهایت، ۱:۱ های سازنده در طول سال باعث می‌شود که بررسی‌های عملکردی مثبت باشد. این جلسات مهم را فقط با گزارش‌های مستقیم خود برنامه ریزی نکنید، در مورد نحوه انجام این جلسات فکر کنید. در زیر راهنمایی‌هایی است که به مدیران جدید در مورد انجام ۱:۱ ارائه می‌شود.
خواه یک ساعت در هفته باشد یا ۳۰ دقیقه یک بار در ماه، وقت گذاشتن برای یک فرد نشان می‌دهد که شما به عنوان یک شخص به او اهمیت می‌دهید.
انتظارات را تعیین کنید
این که آیا کارمند شما مدتی برای شما کار کرده است و شما فقط ۱:۱ را شروع می‌کنید، یا آنها تازه استخدام شده‌اند و شما آنها را به کار می‌اندازید، انتظارات خود را از قبل تعیین کنید.
- روشن بودن در مورد تغییرات رفتاری بسیار مهم است. اگر این فرآیند جدیدی است که در شرکت/تیم خود در حال اجرا هستید، در مورد آن شفاف باشید. در غیر این صورت، مردم نگران هستند که اگر ناگهان شروع به برنامه ریزی ۱:۱ کنید، اتفاق بدی بیفتد (اخراج شوند). آن را در یک جلسه تیمی اعلام کنید یا ایمیلی ارسال کنید، توضیح دهید که چرا اینها مهم هستند.
- این جلسه به همان اندازه که برای شماست برای آنهاست. واضح باشید که این کار را با همه کارمندانی که مستقیماً برای شما کار می‌کنند انجام می‌دهید. هیچ کس مورد بی توجهی قرار نگیرد.
- آهنگ منظم جلسات ۱:۱ را حفظ کنید. آنها نباید موقتی باشند. خوب است که هر چند وقت یکبار از یکی رد شوید، اما قفل کردن آن در تقویم تعهد شما به بودن در کنار کارمندتان است.
- بهترین آهنگ را با آنها انتخاب کنید (هفتگی یا هر دو هفته؟ ۳۰ دقیقه یا یک ساعت؟) و فرمت آن چگونه باشد – دفتر شما یا آنها، پیاده روی یا شاید خوردن قهوه. فرمت‌های مختلف برای کارمندان مختلف کار میکند و همیشه می‌توان آنها را تغییر داد.
برنامه کار
اگر یک جلسه به اندازه کافی مهم است، باید دستور کار داشته باشد.
موضوعات در ۱:۱ باید در مورد رشد حرفه‌ای، ارتباط شخصی و ارائه بازخورد به یکدیگر باشد. ۲۴ ساعت یا بیشتر قبل از جلسه، لیستی از آنچه را که می‌خواهید پوشش دهید به کارمند ایمیل کنید. سعی کنید بین موارد استراتژیک، تاکتیکی و شخصی تقسیم کنید و همیشه از کارمند خود بپرسید که آنها هم می‌خواهند چه چیزی را پوشش دهند. برای کارآمدی، به آنها اطلاع دهید که آیا لازم است قبل از جلسه کاری بیاورند/بخوانند/انجام دهند.
موضوعات در ۱:۱ باید در مورد رشد حرفه‌ای، ارتباط شخصی و ارائه بازخورد به یکدیگر باشد. ۲۴ ساعت یا بیشتر قبل از جلسه، لیستی از آنچه را که می‌خواهید پوشش دهید به کارمند ایمیل کنید.
مثلا:
جسیکا، برای جلسه فردای ۱:۱ ما، می‌خواهم موارد زیر را پوشش دهیم:
- یک تغییر احتمالی در نقشه راه محصول برای سه ماهه آینده و اینکه چگونه ممکن است بر تیم شما تأثیر بگذارد را آماده کنید. لطفا آخرین نقشه راه را با خود بیاورید.
- ارائه آموزشی که برای استخدام‌های جدید خود آماده کرده‌اید. لطفا اگر می‌توانید آخرین نسخه خود را امشب برای من ارسال کنید؟
- بازخورد درباره اینکه آیا تغییرات بودجه‌ای که برای شما انجام دادم مفید بوده است یا خیر. اگر شماره‌های جدیدی وجود دارد که باید قبل از ملاقات به آنها نگاه کنم، به من اطلاع دهید.
- تعطیلات خود را کجا سپری کردید؟ عکس‌های شما عالی به نظر می‌رسید
- به من اطلاع دهید که چه چیز دیگری را می‌خواهید پوشش دهید. مشتاقانه منتظر جلسه هستم!
جلسه ۱:۱
با مجموعه دستور کار و مواد از پیش بازبینی شده/در دست، شما برای یک جلسه سازنده آماده هستید.
- دستور کار را بازبینی کنید. بپرسید که آیا چیز دیگری برای اضافه کردن وجود دارد یا نه.
- اگر چیزهای سختی برای بحث وجود دارد (شاید بازخورد عملکرد سخت)، سعی کنید آن را با دو موضوع مثبت بنویسید. به این ترتیب، پایان جلسه باعث نمی‌شود کارمند شما احساس ناراحتی کند. شما به آنها بازخورد خوبی داده‌اید و چیزهایی برای کار کردن روی آنها ارائه کرده‌اید.
- گفتگو را در انحصار خود قرار ندهید. این برای هر یک از شماست تا زمانی برای صحبت کردن داشته باشید. اغلب مکث کنید و مطمئن شوید که فرصتی برای بحث و پرسش وجود دارد.
- همیشه جلسه را به پایان برسانید و از آنها بپرسید که به طور کلی کارها چگونه پیش می‌رود و آیا کار دیگری وجود دارد که می‌توانید برای موفقیت آنها انجام دهید. ناخوشایند به نظر می‌رسد، اما این کار شماست! اگر کارمندان شما موفق باشند، شما موفق هستید.
همیشه جلسه را به پایان برسانید و از آنها بپرسید که به طور کلی کارها چگونه پیش می‌رود و آیا کار دیگری وجود دارد که می‌توانید برای موفقیت آنها انجام دهید.
بعد از جلسه
این مهم است که همیشه هر جلسه ۱:۱ (یا جلسه برنامه‌ریزی شده برای آن موضوع) را با یادداشت‌هایی در مورد آنچه مورد بحث قرار گرفت، تصمیمات اتخاذ شده و در صورت لزوم، هرگونه بازخورد سازنده‌ای که در آینده اندازه‌گیری می‌شود، دنبال کنید. آن را کوتاه و شیرین نگه دارید:
جسیکا، امروز جلسه خوبی بود! از مطالبی که بحث کردیم:
- به نظر می‌رسد که تغییر نقشه راه برنامه را زیاد تغییر نمی‌دهد. لطفاً برنامه جدید را بدون مشکل به اشتراک بگذارید تا تیم بتواند قبل از جلسه گروه آن را هضم کند.
- عاشق برنامه آموزشی شدم! اگر می‌خواهید قبل از ارائه هفته آینده با من تمرین کنید، به من اطلاع دهید.
- به نظر می‌رسد که این تغییرات بودجه آن را برای نیازهای تیم شما کاهش نمی‌دهد. سعی می‌کنم سه ماهه آینده را تنظیم کنم، اما در حال حاضر شما باید با آنچه دارید کار کنید. هزینه‌های خود را با دقت مدیریت کنید
- از اینکه به من اطلاع دادید که در حال کار روی یک مشکل پرسنلی در تیم خود هستید سپاسگزارم. اگر می‌توانم کمکی کنم به من اطلاع دهید. در غیر این صورت، من را در جریان نحوه اجرای آن قرار دهید.
یک جمع بندی تضمین میکند که هر دوی شما در یک صفحه هستید و اگر زمانی چیزی از ریل خارج شد به عنوان یک مسیر حسابرسی عمل میکند. این کار را با همه کارمندان خود انجام دهید. در غیر این صورت، برخی ممکن است تعجب کنند که چرا ایمیل‌های پیگیری دریافت می‌کنند و دیگران نه. ثبات در رهبری بسیار مهم است!
یک جمع بندی تضمین میکند که هر دوی شما در یک صفحه هستید و اگر زمانی چیزی از ریل خارج شد به عنوان یک مسیر حسابرسی عمل میکند.
روی تیم خود سرمایه گذاری کنید
جلسات تک به تک می‌تواند تفاوت را در نحوه رهبری شما ایجاد کند. زمان صرف شده برای انجام درست آنها نه تنها برای هر فرد، بلکه با نحوه عملکرد سازمان شما به عنوان یک تیم به ثمر خواهد رسید.
جلسات تک به تک می‌تواند تفاوت را در نحوه رهبری شما ایجاد کند. زمان صرف شده برای انجام درست آنها نه تنها برای هر فرد، بلکه با نحوه عملکرد سازمان شما به عنوان یک تیم به ثمر خواهد رسید.
گفت‌وگو