از این ۵ اشتباه در تقسیم بندی زمان اجتناب کنید
روش تقسیم بندی زمان چیست؟
تقسیم بندی زمان یک روش مدیریت زمان است که برای افراد در نظر گرفته شده است تا روز کاری خود را در بلوک‌های زمانی خاص سازماندهی کنند. هر بلوک به تکمیل یک کار خاص اختصاص داده شده است، با این هدف که فرد منحصراً روی آن کار متمرکز بماند.
اگر به دنبال سازماندهی و مدیریت موثر زمان خود هستید، احتمالاً به سمت تقسیم بندی زمان کشیده شده‌اید. و به دلایل خوب این می‌تواند یک راه مطمئن برای مبارزه با چندوظیفگی، تعلل و کمال‌گرایی باشد.
اما اگر تقسیم بندی زمان را امتحان کرده باشید، و کار نمی‌کند، چه؟ خوب، ممکن است هر یک از این پنج اشتباه را مرتکب شده باشید. هنگامی که از این موارد آگاه شدید، می‌توانید آنها را طوری تنظیم کنید که در واقع بتوانید بیشترین بهره را از تقسیم بندی زمان ببرید.
تقسیم بندی زمان یک روش مدیریت زمان است که برای افراد در نظر گرفته شده است تا روز کاری خود را در بلوک های زمانی خاص سازماندهی کنند.
۱. اولویت‌بندی نکردن کارها.
هیچ راهی برای دور زدن این وجود ندارد. برای اینکه تقسیم‌بندی زمان کار کند، وظایف باید اولویت بندی شوند. چرا؟ زیرا مفهومی که در پس تقسیم بندی زمان وجود دارد این است که به شما کمک کند زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید. و یکی از بزرگ‌ترین اتلاف‌کننده‌های وقت این است که تصمیم بگیرید کدام کار در ابتدا مستحق توجه شماست.
اگر وظایف مهم را در برنامه خود شناسایی کنید، می‌دانید که باید روی کدام کارها تمرکز بیشتری داشته باشید. به طور کلی، توصیه می‌شود که این وظایف را در زمانی که بیشترین بازدهی را در روز دارید برنامه ریزی کنید.
۲. دست کم گرفتن زمان انجام کارها.
به لطف چیزی به نام اشتباه برنامه‌ریزی، ما در قضاوت زمان وحشتناک هستیم. به عنوان مثال، اولویت اصلی شما برای آن روز نوشتن گزارش مورد نیاز برای جلسه سرمایه‌گذار فردا است. بنابراین، فرض میکنید که فقط یک ساعت طول می‌کشد. اما، در نهایت بیش از ۲ ساعت طول می‌کشد. در نتیجه، این می‌تواند کل روز را تعطیل کند.
علاوه بر این، ما در مورد زمان نیز سرسخت هستیم. بیایید بگوییم که پنج سال پیش وقتی به خانه خود نقل مکان کردید، ۳۰ دقیقه طول کشید تا به محل کار خود برسید. با گذشت سالها، این منطقه رشد کرده است و باعث ازدحام ترافیک شده است به این معنی که رفت و آمد شما نزدیک به ۴۵ دقیقه طول می‌کشد. اگر برای این کار خود را تنظیم نکنید، هر روز دیر خواهید رسید.
و گهگاه زمان خود را ردیابی کنید تا تصویر دقیق تری از نحوه گذراندن وقت خود به دست آورید.
تا زمانی که ندانید در یک روز چقدر می‌توانید به دست آورید، نباید بیش از حد خوش بین باشید. به گفته برخی از کارشناسان، یک کار باید دو برابر زمانی که شما پیش بینی میکنید طول بکشد. بنابراین، به طور خلاصه، بیش از حد تخمین بزنید که چقدر طول می‌کشد.
و گهگاه زمان خود را ردیابی کنید تا تصویر دقیق‌تری از نحوه گذراندن وقت خود به دست آورید.
۳. پر کردن بیش از حد تقویم.
صرف نظر از اینکه چقدر تلاش میکنید، حرکت از یک فعالیت به فعالیت دیگر لزوماً در زمان فرا رسیدن آن فورا اتفاق نمی‌افتد.
شاید لازم باشد برای تمرکز بهتر فضای کاری خود را تمیز و سازماندهی کنید. علاوه بر این، برای آماده شدن برای یک جلسه یا سفر به مکان دیگری به زمان نیاز دارید. و همچنین یک احتمال واقعی وجود دارد که یک موقعیت اضطراری پیش آید و باعث شود برنامه خود را به هم بزنید.
اگر تقویم شما مملو از بلوک است، پرداختن به هر یک از سناریوهای بالا استرس زا است. و درست مانند دست کم گرفتن زمان خود، این می‌تواند کل برنامه شما را از بین ببرد.
صرف نظر از اینکه چقدر تلاش میکنید، حرکت از یک فعالیت به فعالیت دیگر لزوماً در زمان فرا رسیدن آن فورا اتفاق نمی‌افتد.
راه حل؟ بافرها (زمان خالی) را در بین بلوک‌ها قرار دهید. حداقل، این باید ۱۵ دقیقه باشد. اما، ممکن است بخواهید بلوک‌های زمانی بزرگتر را نیز خالی بگذارید. مثلا از ساعت یک بعد از ظهر بلوک را ترک کنید و دو بعد از ظهر باز کنید. می‌توانید از این زمان برای انجام هر کار غیرمنتظره‌ای استفاده کنید یا لیست کارهای کمتر مهم را دنبال کنید.
۴. تعیین نکردن روز «سرریز».
برای انجام وظایف، به طور مداوم از انجام کارها عقب می‌مانید، یک روز سرریز را کنار بگذارید. یا اگر ترجیح می‌دهید، می‌توانید نصف روز را در نظر بگیرید. هر آنچه را که انتخاب میکنید، ترجیحاً باید در روزی باشد که بیشترین بهره‌وری را دارید.
در حالی که این از فردی به فرد دیگر متفاوت است، مطالعات نشان می‌دهد که روزهای پنجشنبه و جمعه کم‌مصرف‌ترین روزهای هفته هستند.
۵. زمانی که نیاز به تجدید نظر دارید ناامید می‌شوید.
قرار نیست برنامه زمانبندی ثابت باشد. درعوض، باید به عنوان راهنمایی برای نحوه گذراندن وقت عمل کند. باز هم، چیزهایی در آخرین لحظه ظاهر می‌شوند که برنامه شما را از بین می‌برد. به این ترتیب، می‌توانید به جای وحشت از این تغییرات، بلوک‌های زمانی خود را در صورت لزوم دوباره زمانبندی کنید.
علاوه بر این، از آنجایی که همه ما زمان‌های اولیه بیولوژیکی متفاوتی بر اساس ریتم‌های شبانه‌روزی داریم، ممکن است مجبور شوید با تقسیم بندی زمان مقابله کنید. به جای ناامید شدن در این مورد، صبور باشید و آرامش خود را حفظ کنید تا زمانی که استراتژی تقسیم کردن زمان را که مناسب شماست پیدا کنید.
گفت‌وگو