چگونه با تعمیق ارتباطات در پروژه خود تأثیر بیشتری داشته باشید
ما اغلب میگوییم که یکی از مهمترین نقشهای مدیر و رهبر پروژه این است که بتواند به طور موثر ارتباط برقرار کند.
مدیر پروژه، (PM) با اعضای تیم، ذینفعان، کاربران نهایی و حامی پروژه ارتباط برقرار میکند – که همه آنها ترجیحات متفاوتی برای نحوه ارتباط با آنها دارند. برخی از افراد ایمیل و گزارش وضعیت نوشتاری را ترجیح میدهند در حالی که برخی دیگر طرفدار تعاملات تلفنی و حضوری هستند. گاهی نیاز شدیدی به کاوش در جزئیات وجود دارد و در مواقع دیگر همه چیز به تصویر بزرگ مربوط میشود.
که یکی از مهمترین نقشهای مدیر و رهبر پروژه این است که بتواند به طور موثر ارتباط برقرار کند.
یکی از مهمترین سوالاتی که میتوانید از ذینفعان خود بپرسید این است: “چگونه میخواهید با شما ارتباط برقرار کنم؟ و چگونه دوست دارید که من مسائل را برای شما تشریح کنم؟» بسیاری از افراد به طور پیش فرض از روش یکسانی برای برقراری ارتباط با همه استفاده میکنند، یا رویکرد خود را بر اساس آنچه که فکر میکنند ذینفع میخواهد تنظیم میکنند. چرا مستقیماً سوال را مطرح نمیکنید؟
ارتباطات یک موضوع گسترده است و درست کردن آن کار آسانی نیست. در این پست، نگاهی به چهار سطح ارتباط بیندازیم – ابزاری که به شما کمک میکند در تعاملات خود با دیگران تحول آفرین تر شوید و ارتباطات خود را عمیقتر کنید.
صرف نظر از اینکه با چه کسی ارتباط برقرار میکنید یا از ابزاری که استفاده میکنید، چهار سطح اساسی ارتباط وجود دارد: محتوا، رویه، تعاملات و احساسات. برای اینکه ارتباط موثری داشته باشید، باید بتوانید به تمام سطوح در زمان مناسب دسترسی داشته باشید و نه اینکه فقط در سطح محتوا بمانید. بیایید هر سطح را به ترتیب بررسی کنیم.
I. محتوا و موضوع
هنگامی که ما در سطح محتوا با هم ارتباط برقرار میکنیم، تمرکز ارتباط ما موضوع مورد بحث است. در یک پروژه، این بدان معنی است که ما در مورد وظایفی که باید انجام شوند و مسائلی که باید حل شوند صحبت خواهیم کرد. ما حقایق و ارقام را ترسیم میکنیم، در مورد جوانب مثبت و منفی بحث میکنیم، سؤال میکنیم و دیدگاه خود را بیان میکنیم. این سطحی است که اکثر مدیران پروژه در بیشتر مواقع با آن ارتباط برقرار میکنند و سطحی که با آن راحتترند. به نظر میرسد که منطقی باشد. صحبت در مورد وظایف، حقایق و منطق باید کاملاً در محدوده راحتی مدیر پروژه باشد. از این گذشته، یک مدیر پروژه باید مطمئن شود که کار انجام میشود و مسائل به شیوهای مؤثر حل میشوند.
II. رویه و ساختار
سطح دوم سطح رویه است. هنگامی که ما در این سطح ارتباط برقرار میکنیم، جنبههای ساختاری موضوع و روند انجام کاری را مورد بحث قرار میدهیم. این در مورد زمان، مدت، توالی، نقاط کنترل و نقشها و مسئولیتها است.
رویه در یک پروژه بسیار مهم است و تصور اینکه افرادی که نمیتوانند به این سطح دسترسی داشته باشند در مدیریت پروژه به جایی میرسند سخت است. فقط سند شروع پروژه را در نظر بگیرید. این تا حد زیادی به رویهها و کنترلهای پشت پروژه مربوط میشود، و اینکه چگونه از تحویل پروژه اطمینان میدهیم.
احتمالاً چند موقعیت در پروژه وجود دارد که سطح رویه آنطور که باید برجسته نیست، به عنوان مثال وقتی پروژه را تعطیل میکنیم. در این مرحله، ما همیشه به جنبههای ساختاری اینکه چرا پروژه طبق برنامه تحویل داده شده یا نشده است، توجه کافی نمیکنیم.
III. تعاملات و رفتار
سطح تعامل عمیقتر از دو سطح قبلی است. در اینجا به نحوه برخورد اعضای تیم با یکدیگر میپردازد که پرداختن به آن برای مدیر پروژه متوسط میتواند بسیار چالش برانگیز باشد. در این سطح، ما انتظاراتی را داریم – نه در مورد کارهایی که باید انجام دهیم و فرآیندهایی که استفاده خواهیم کرد – بلکه در مورد اینکه چگونه با هم کار خواهیم کرد. این در مورد بیان رفتارهای بین افراد و نحوه رفتار ما با یکدیگر است.
این سطح نه تنها هنگام شروع پروژه و تشکیل تیم بلکه در طول چرخه عمر پروژه مهم است. اگر اعضای تیم آن طور که در ابتدا توافق کرده بودند با یکدیگر رفتار نمیکنند، یا اگر به طور مؤثر همکاری نمیکنند، لازم است که به درستی به آن پرداخته و درباره آن صحبت کنید.
IV. عواطف و احساسات
آخرین سطح از چهار سطح ارتباط، سطح احساسی است که در آن احساس خود را در موقعیتهای خاص بیان میکنیم و در مورد آنچه برای اعضای تیم یا سهامدارانمان میگذرد جویا میشویم. این اغلب دشوارترین سطح برای دسترسی مدیران پروژه است، زیرا آنها در مورد نحوه برقراری ارتباط با احساسات آموزش ندیدهاند.
این افراد هستند که پروژهها را ارائه میدهند – نه فرآیندها.
ممکن است فکر کنید که سطح احساسی مربوط به مدیریت پروژه نیست، اما لازم به یادآوری است که این افراد هستند که پروژهها را ارائه میدهند – نه فرآیندها. و هر زمان که مردم درگیر هستند، احساسات نیز وجود دارد. ما احساسات خود را صبح در خانه رها نمیکنیم. آنها را با خود به محل کار میآوریم. برای اینکه مدیران پروژه در تعامل با تیم و ایجاد روابط قوی با ذینفعان واقعاً مؤثر باشند، باید بتوانند در این سطح عمیقتر ارتباط برقرار کنند.
در چه سطحی ارتباط برقرار میکنید؟
بسیاری از مدیران پروژه این اشتباه را مرتکب میشوند که زمانی که به دنبال تأثیرگذاری بر دیگران هستند، فقط در مورد محتوا در سطح یک صحبت میکنند و عمدتاً از منطق و استدلالهای منطقی استفاده میکنند. آنها ممکن است گاهی به سطح ساختاری بروند، زیرا پروژهها به طور طبیعی شامل مقدار مناسبی از فرآیندها هستند، اما به ندرت در مورد رفتارها یا حتی احساسات در سطح سه یا چهار صحبت میکنند.
خیلیها فکر میکنند که باید تا حد امکان منطقی و تجاری باشند، اما این ترفند را از دست میدهند. ما باید بتوانیم در صورت لزوم به سطوح عمیقتر دسترسی داشته باشیم. بیایید به موقعیتهای مختلف پروژه و اینکه چگونه میتوانید به طور مؤثر از چهار سطح برای عمیقتر شدن یک مکالمه استفاده کنید، نگاهی بیندازیم.
مثال: شروع پروژه
در طول یک جلسه آغازین، معمول است که در مورد اهداف پروژه و کارهایی که باید انجام شوند صحبت کنید. امیدواریم در مورد چارچوبهای زمانی، نقشها و مسئولیتها نیز بحثهای مناسبی وجود داشته باشد. اما برای شروع پروژه در بهترین حالت، باید در مورد قوانین اساسی و اینکه چگونه اعضای تیم دوست دارند با یکدیگر کار کنند، بحث شود.
سطح I – “این بسیار هیجان انگیز است که ما بالاخره این پروژه را شروع کردیم. قبلاً در مورد موارد قابل تحویل صحبت کردهایم. مایلم کمی بیشتر وقت بگذارم و مزایا را توضیح دهم و چرا این یک ابتکار مهم برای شرکت ما است.»
سطح دوم – “دوست دارید از کدام ابزارهای مشترک استفاده کنیم؟ چه کسی مطمئن خواهد شد که ما پلتفرم ارتباطی را تا هفته آینده راه اندازی کنیم؟
سطح III – “من از همه شما میخواهم که یک قانون اساسی برای نحوه همکاری ما در این پروژه بنویسید. این میتواند هر نوع رفتاری باشد که فکر میکنید برای یک تیم خوب مهم است.
سطح IV – “بچهها چه احساسی در مورد پروژه دارید؟ آیا چیز دیگری وجود دارد که باید در نظر بگیریم تا به شما انگیزه کامل بدهد؟»
چهار سطحی که میتوانیم در آنها ارتباط برقرار کنیم عبارتند از محتوا، رویه، تعاملات و احساسات.
برای تأثیرگذاری بر سهامداران و رهبری یک تیم به موثرترین روش، استفاده از هر چهار سطح ضروری است.
بسیاری از مدیران و رهبران تمایل به برقراری ارتباط در سطح محتوا یا رویه دارند. آنها نمیدانند که صحبت کردن در مورد رفتارها و احساسات در یک محیط حرفهای چقدر میتواند تحول آفرین باشد.
چهار سطحی که میتوانیم در آنها ارتباط برقرار کنیم عبارتند از محتوا، رویه، تعاملات و احساسات.
برای تأثیرگذاری بر سهامداران و رهبری یک تیم به موثرترین روش، استفاده از هر چهار سطح ضروری است.
گفتوگو