مشکل اعتماد که دگرگونی دیجیتال را کند می‌کند

هر نشریه صنعتی یا حرفه‌ای را انتخاب کنید و با مقالاتی که ارزش تحول دیجیتال را ستایش می‌کنند غرق خواهید شد. «همه شرکت‌ها باید به شرکت‌های فناوری تبدیل شوند» یک عبارت رایج است. «سازمان‌هایی که توانایی‌های اطلاعاتی تصمیم‌گیری خود را سرعت می‌بخشند، زنده می‌مانند و آنهایی که موفق نمی‌شوند شکست خواهند خورد».

«سازمان‌هایی که توانایی‌های اطلاعاتی تصمیم‌گیری خود را سرعت می‌بخشند، زنده می‌مانند و آنهایی که موفق نمی‌شوند شکست خواهند خورد».

با این حال، سازگاری و تغییر همچنان چالش‌هایی برای اکثر شرکت‌ها هستند. همه تغییرات، حتی کوچکترین، به اعتماد بستگی دارد.

مشکل این است که اغلب بخش‌های تجاری به همتایان IT خود اعتماد ندارند. تا زمانی که این مشکل حل و فصل نشود، ابتکارات حیاتی پیرامون تحول دیجیتال متوقف خواهد شد.

IT در نقطه سختی قرار دارد

بسیاری از تاجران نسبت به بخش IT خود احساس منفی دارند. نظراتی مانند “ما واقعا نمی‌توانیم به آنها اعتماد کنیم تا کار مهمی انجام دهند” و “آنها کم دوست‌ترین گروه در شرکت من هستند” دارند. حتی در ماه‌های اولیه همه‌گیری زمانی که تیم‌های IT تلاش می‌کردند کنفرانس ویدئویی، سفارش آنلاین و سایر نوآوری‌ها را برای کمک به حفظ روز به عملیات بیاورند چنین نظراتی ادامه داشت.

چرا اعتماد اینقدر کم است؟ شکل زیر از کتاب کلاسیک جان رابرتز (John Roberts) با نام The Modern Firm اقتباس شده است، برای درک اینکه چگونه بی‌اعتمادی بین رهبران کسب‌وکار و متخصصان فناوری اطلاعات افزایش می‌یابد و تشدید می‌شود، مفید می‌باشد.

ایده این است که یک شرکت (یا هر بخش یا تیمی) باید از مرحله ۱ شروع کند، با مرتب کردن آنچه می‌خواهد به آن دست یابد .استراتژی و اهداف تجاری خود. قبل از شروع حرکت باید بدانید به کجا می‌خواهید بروید. بعد، در مرحله ۲، شرکت کنندگان باید قابلیت‌های سازمانی مورد نیاز خود را برای اجرای آن استراتژی ترسیم کنند، از جمله افراد، ساختار، فرهنگ و روال های مدیریتی. برای مرحله ۳، رهبران باید فرآیندها و داده‌هایی را که آنها (و پروژه در کل) برای انجام کار به آن نیاز دارند، تعریف کنند. در نهایت، در مرحله ۴، آنها باید از فناوری لازم برای افزایش مقیاس و کاهش هزینه واحد استفاده کنند.

بسیاری از مشکلات و عدم اعتماد متعاقب آن ناشی از انجام ندادن مراحل اولیه به خوبی، از کار افتادن آن‌ها، یا سرگردانی از سردرگمی در مورد اینکه چه کسی قرار است چه کاری را انجام دهد، نشات می‌گیرد.

مسائل اغلب ریشه در مرحله ۱ دارند، زمانی که اهداف کسب و کار نامشخص است. باب پالرمو(Bob Palermo)، مشاور و معاون سابق شرکت شل، می‌گوید: «مدیران باید به دو سؤال از قبل پاسخ دهند. “آیا آنها مایل به استفاده از فرآیندهای استاندارد هستند یا هر واحد تجاری باقی مانده است تا هر طور که می‌داند انجام دهد؟ و آیا آن‌ها می‌خواهند عملکردها را محکم با هم ادغام کنند یا به آنها اجازه دهند خودشان از پس آن برآیند؟» بی پاسخ مانده، کسب و کارها به دنبال راه حل های فنی هستند که نیازهای خاص آنها را برآورده می‌کند، به این معنی که استانداردسازی و ادغام کمتری نسبت به آنچه در نهایت مورد نیاز است. نتیجه «سیستم‌هایی است که صحبت نمی‌کنند». و مردم IT را مقصر می‌دانند.

همچنین مشکلات اغلب در مرحله ۳ پیش می‌آیند و از IT خواسته می‌شود تا کار تعریف فرآیندها و داده‌های لازم را انجام دهد. این موارد جنبه تجاری یک سازمان و خارج از حوزه تخصص IT است. برای تیم‌های فناوری اطلاعات سخت است که چنین تکالیفی را رد کنند، اما احتمالاً نتایج خوبی نیز به همراه ندارند. بسیاری از چیزها ممکن است اشتباه پیش بروند، از جمله اتوماسیون یک فرآیند تعریف نشده، استفاده مجدد از داده‌های ناپاک، و ادغام ناکافی داده‌ها با نیازهای پروژه.

این غیرمنصفانه، غیرمنطقی و غیرعقلانی  است که انتظار داشته باشیم فناوری اطلاعات فرآیندها را تعریف کند، داده‌هایی را که ایجاد نکرده است پاکسازی کند، یا درک دقیقی داشته باشد که بدانیم چگونه می توان به بهترین شکل داده ها را در پلتفرم ها و پایگاه های داده یکپارچه کرد. اما IT اغلب به دلیل نتایج ضعیف ناشی از این مرحله مهم سرزنش می شود. و بی اعتمادی بیشتر می شود.

این غیرمنصفانه، غیرمنطقی و غیرعقلانی  است که انتظار داشته باشیم فناوری اطلاعات فرآیندها را تعریف کند، داده‌هایی را که ایجاد نکرده است پاکسازی کند، یا درک دقیقی داشته باشد که بدانیم چگونه می‌توان به بهترین شکل داده‌ها را در پلتفرم‌ها و پایگاه‌های داده یکپارچه کرد.

هایپ این مسائل را تشدید می‌کند و به نظر می‌رسد که تحول دیجیتال آسان است. واقعیت این است که تحول نیازمند ترکیبی از مدیریت تغییر، فرآیندها، داده‌ها و استعدادهای فنی است که به سختی قابل جمع آوری است.

گاهی اوقات زمانی که طرفداران یک فناوری جدید بزرگ برای مهندسی معکوس فرآیند، ابتدا با فناوری (مرحله ۴) شروع می‌شوند و به سمت یک استراتژی به عقب برمی‌گردند، مشکلاتی پیش می‌آید.

چگونه اعتماد ایجاد کنیم

ایجاد اعتماد یک شبه اتفاق نمی‌افتد، اما راه‌هایی وجود دارد که رهبران شرکت‌ها می‌توانند تیم‌ها را وادار کنند تا به توانایی‌های یکدیگر احترام بگذارند و کار با یکدیگر را به روش‌های سازنده‌تری آغاز کنند. در اینجا چهار مورد وجود دارد:

روابط فناوری اطلاعات با کسب و کار را به عنوان تامین کننده به مشتری چارچوب بندی کنید.

اولین قدم منطقی برای شکستن چرخه انتظارات غیرمنطقی که منجر به شکست و بی اعتمادی می‌شود، تعریف بهتر نقش هر طرف است. بهترین مدل فناوری اطلاعات به عنوان تامین کننده و کسب و کار به عنوان مشتری است.

هر کدام باید صادقانه عملکرد خود را ارزیابی کنند زیرا در بیشتر موارد هر دو باید بهتر عمل کنند. کسب و کار باید به مشتری بهتری تبدیل شود، به این معنی که در مراحل ۱، ۲، و ۳ پایان خود را حفظ کند. به ویژه، کسب و کار باید جهت روشن‌تری را ارائه دهد، بخش‌هایی از کار خود را کارکنان بهتری ارائه دهد، الزامات واضح‌تری ایجاد کند، و با فناوری اطلاعات کار کند. انتظارات منطقی را مرتب کنید

به نوبه خود، IT باید نگرانی‌های تجاری را بهتر بپذیرد، همانطور که یک تامین کننده باهوش این کار را انجام می دهد، از گرانی هزینه تا تحویل آهسته تا عدم پاسخگویی. IT همچنین باید بیاموزد که چگونه وقتی هر یک از ورودی‌هایی که برای مؤثر بودن نیاز دارد (از مراحل ۱ تا ۳) ناکافی است، پس بزند.

وجه مشترک روی داده‌ها پیدا کنید.

 گروه‌های IT و کسب‌وکار هر دو موافق هستند که داده‌ها مهم هستند، اگرچه هر کدام اغلب فرض می‌کنند که دیگری باید نقش اصلی را ایفا کند. پس از تأمل، اکثریت موافق هستند که گروه‌های تجاری باید بیشتر داده‌ها را تعریف و ایجاد کنند (به عنوان بخشی از مرحله ۳) و مسئولیت اصلی آن را بر عهده بگیرند. اما محدودیت‌هایی وجود دارد. به عنوان مثال، افراد تجاری برای ایجاد مدل داده‌های منطقی مورد نیاز برای تعریف یک سیستم پایگاه داده آماده نیستند. در مورد کیفیت، امنیت، ابرداده، زبان مشترک، معماری داده و ذخیره‌سازی، به بحث‌های آزاد زیادی نیاز است که چه کسی مسئول چه چیزی است.

اجتماعی شدن

این توصیه ساده‌ترین و در عین حال ممکن است عمیق‌ترین باشد.” واقعیت این است که وقتی افراد کمی در مورد یکدیگر، سوابق، خانواده و علایق خود بدانند، با یکدیگر کارآمدتر کار می‌کنند. افراد در همه سطوح در هر دو طرف باید زمان بگذارند تا یکدیگر را بشناسند.

از اصول اولیه شروع کنید و از آنجا رشد کنید.

رهبران کسب‌وکار و همتایان IT آنها باید مسائل و فرصت‌های سخت‌تر را تنها با افزایش سطح اعتماد متقابلشان بپذیرند، زیرا مدل مشتری تامین کننده محدودیت‌هایی دارد. اما شرکت‌ها باید منتظر بمانند تا اعتماد به IT افزایش یابد، آنها باید بتوانند علایق بخش‌ها را هماهنگ کنند، تیم مورد نیاز برای تکمیل کار را جمع‌آوری کنند و متعهد به سرمایه‌گذاری بلندمدت شوند.

در ایجاد و تقویت اعتماد، انتظار معجزه نداشته باشید. عدم اعتماد ممکن است برای مدت طولانی سازمان شما را آلوده کرده باشد. این جریان به هیچ کس کمک نمی‌کند، و اگر سازمان شما شانسی برای اجرای موفقیت آمیز پروژه‌های تحول دیجیتال داشته باشد، مشکل مهمی است که باید با آن مقابله کنید. روابط فناوری اطلاعات و کسب و کار ضروری است و انجام این سرمایه گذاری ارزش تلاش را دارد.