مزایای استفاده از نرم افزار ردیابی کارمندان
ردیابی کارمند چیست؟
نرم افزار ردیابی کارکنان برای پیگیری فعالیت‌های کارکنان شما در محل کار است. این اساسا مستلزم موارد زیر است:
- استفاده از نرم افزار تأیید خودکار ایمیل؛
- پیگیری وب سایت‌هایی که مشاهده شده‌اند.
- نظارت تصویری
- استفاده از ردیاب‌های موقعیت مکانی در رایانه‌ها، تلفن‌ها و اتومبیل‌های تجاری برای ردیابی دارایی‌های شرکت؛
- نظارت و ثبت موقعیت و حرکات دقیق افراد در محل کار با استفاده از تجهیزات قابل حمل یا پوشیدنی.
نظارت بر محل کار مفهوم جدیدی نیست. با این حال، با پیشرفت تکنولوژی، بسیاری از ابزارهای جدید ردیابی پرسنل ظاهر شده‌اند.
کارفرمایان دیگر مجبور نیستند به کارهای دستی و وقت گیر مانند برگه‌های زمان بر، چک چمدان یا پیگیری کارمندان خود متکی باشند. این راه حل‌های نرم‌افزاری کل فرآیند را آسان‌تر می‌کنند و در عین حال داده‌های دقیق‌تر و قابل اعتماد تری را ارائه می‌دهند. از آنجایی که استفاده از رایانه و تلفن‌های هوشمند رایج شده است، نظارت بر محل کار نیز این موضوع را پوشش می‌دهد. همچنین، پیاده سازی راه حل‌های امنیتی فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری کارکنان و محافظت از داده‌های کسب و کار را فراموش نکنید
این شامل نظارت ایمیل از و به حساب‌های رسمی کارکنان است. شما همچنین دستگاه‌های شخصی مرتبط با شبکه Wi-Fi شرکت و تاریخچه گشت و گذار آنها را پیگیری می‌کنید.
چگونه ردیابی کارکنان می‌تواند بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشد؟
کنترل پرسنل در صورتی که به درستی و قانونی انجام شود مزایای قابل توجهی دارد – این امر باعث بهره‌وری آنها می‌شود. علاوه بر این، کارفرمایان می توانند مناطقی را که کارکنان ممکن است زمان یا منابع ارزشمند شرکت را هدر دهند، شناسایی کنند.
کنترل پرسنل در صورتی که به درستی و قانونی انجام شود مزایای قابل توجهی دارد – این امر باعث بهره‌وری آنها می‌شود.
در اینجا آمده است که چگونه نرم افزار ردیابی کارکنان می‌تواند بهره‌وری کارمندان را بهبود بخشد:
نظارت بر فعالیت رایانه‌ای کارکنان
ساده‌ترین راه برای نظارت بر فعالیت آنلاین تیم خود استفاده از نرم افزار اختصاصی برای بررسی اقدامات غیرقانونی و غیراخلاقی کارکنان است. این به جلوگیری از نشت اطلاعات، شناسایی افراد بیکار و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
نرم افزار مانیتورینگ به شما امکان می‌دهد با استفاده از دستگاه های متصل به اینترنت، کارمندان را از راه دور نظارت کنید. کافی است با یک مرورگر وب وارد حساب کاربری خود شوید و فعالیت‌های همه کارمندان را از هر کجا و در هر زمان نظارت کنید.
نرم افزار مانیتورینگ به شما امکان می‌دهد با استفاده از دستگاه‌های متصل به اینترنت، کارمندان را از راه دور نظارت کنید.
کنترل مکالمات تلفنی کارکنان
پیگیری مکالمات تیم شما با مشتریان و شرکا به دلایل مختلفی مهم است. فرض کنید آخرین آمار پشتیبانی مشتری را بررسی می‌کنید و متوجه می‌شوید که یک کارمند به طور قابل توجهی نمرات بالاتری نسبت به بقیه دارد.
بنابراین، می‌توانید به مکالمات تلفنی قبلی او گوش دهید و متوجه شوید که او چه کاری را درست انجام می‌دهد. بر این اساس، می‌توانید سایر اعضای تیم را برای انجام همین کار آموزش دهید. و اگر برخی از کارمندان بررسی‌های بسیار بدی دریافت کنند، می‌توانید علت آن را کشف کرده و آن را برطرف کنید.
یک کارفرما باید از چه قوانینی پیروی کند؟
کارفرما باید از قبل به کارکنان خود اطلاع دهد که تحت نظارت هستند. قبل از اجرای نرم افزار نظارت از راه دور، کارفرمایان باید دلایل نظارت بر کارکنان را در نظر بگیرند – این دلایل باید توجیه شوند.
قبل از شروع هرگونه نظارت، کارفرمایان باید سیاستی ایجاد و توزیع کنند تا کارکنان از شرایط نظارت خود مطلع شوند. برای این کار باید کارکنان را از هرگونه فعالیت غیرقانونی و رفتار ممنوعه آگاه کنند.
همانطور که می‌بینید، نرم افزار نظارت بر کارمندان به شما این امکان را می‌دهد که در هر زمانی که بخواهید مراقب کارمندان خود باشید.
کارفرما باید از قبل به کارکنان خود اطلاع دهد که تحت نظارت هستند.
مزایای استفاده از نرم افزار نظارت بر کارکنان
بهبود کارایی مدیر
واضح‌ترین مزیت: شما همیشه از آنچه زیردستان خود انجام می‌دهند آگاه خواهید بود.
زمان فعال بودن کاربر در رایانه: زمانی که کارش را شروع کرد، زمانی که استراحت کرد، زمانی که به وظایف خود بازگشت و زمانی که روز را به پایان رساند.
شما همیشه از آنچه زیردستان خود انجام می‌دهند آگاه خواهید بود.
فعالیت در برنامه‌های خاص: به راحتی می‌توانید اهمال کاری را پیگیری کنید.
همه داده‌ها هم برای متخصصان فردی و هم برای تیم‌های پروژه، بخش‌ها یا شرکت به عنوان یک کل در دسترس است.
با در اختیار داشتن چنین ابزاری، مدیر قادر خواهد بود زمان مورد نیاز برای درک کارهایی که کارکنان انجام می‌دهند و میزان بهره‌وری آنها را به حداکثر برساند.
رشد بهره‌وری زیردستان
بر اساس تحقیقات انجام شده توسط MIT (موسسه فناوری ماساچوست)، اطلاع دادن به کارمندان مبنی بر اینکه کار آنها مشاهده می‌شود، کارایی نیروی کار را تا ۷ درصد افزایش می‌دهد. صرف اجرای کنترل عینی، بی طرفانه و مستمر به طور مطلوب بر سطح عمومی نظم و انضباط شرکت تأثیر می گذارد.
همه مناطق مشکل پس از ۵ دقیقه بررسی گزارش روزانه در مقابل چشمان شما هستند. تنها چیزی که باقی می‌ماند پردازش آنها است.
اطلاع دادن به کارمندان مبنی بر اینکه کار آنها مشاهده می‌شود، کارایی نیروی کار را تا ۷ درصد افزایش می‌دهد.
تضمین عینیت
شما نمی‌توانید با همه کارمندان خود یکسان رفتار کنید. عملکرد برخی از آنها بیشتر از بقیه برای شما جذاب خواهند بود. بحث دوم این است که کارکنان اغلب تصمیمات رهبران را شخصی تفسیر می‌کنند.
شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار نظارت، داده‌های دقیق، قابل اعتماد و کاملاً عینی به دست آورید. هم شما و هم زیردستانتان به عینیت ایمان دارید، که به شما کمک می‌کند تا به راحتی قضاوت درستی داشته باشید.
شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار نظارت، داده‌های دقیق، قابل اعتماد و کاملاً عینی به دست آورید.
جمع آوری داده‌های لازم برای تجزیه و تحلیل
مهم نیست که کارمندان شما چقدر خوب عمل می‌کنند، تقریبا همیشه راه‌هایی برای بهبود نتایج وجود دارد. بهینه سازی توزیع وظایف، تنظیم برنامه، ساده سازی تعدادی از فرآیندها و غیره.
برای اینکه متوجه این نکات رشد شوید، به داده‌هایی نیاز دارید: کارمندان شما چقدر برای کار روی یک پروژه هزینه می‌کنند؟ در این مدت دقیقا چه می‌کنند؟ یک متخصص خاص با چه وظایفی به خوبی کنار می‌آید؟
تمام این اطلاعات توسط برنامه‌های نظارتی جمع آوری می‌شود. فقط باید به گزارش‌ها نگاه کرد و به نکات قابل بهبود توجه کرد.
توانایی کنترل کارمندان از راه دور
بدیهی است که کارکنان از راه دور به اندازه کارکنان اداری – بلکه حتی بیشتر – به کنترل نیاز دارند. بنابراین، یک کارمند باید به سادگی یک برنامه عامل را بر روی رایانه خود نصب کند، و شما همان اطلاعات دقیق را در مورد شخصی که در دفتر نشسته است، دریافت می‌کنید.
بیمه ریسک
مهم نیست چقدر افراد خوب برای شما کار می‌کنند، همیشه خطرات خاصی وجود دارد. شخصی با بی دقتی ورود و رمز عبور را کنترل می‌کند و احتمال نشت اطلاعات محرمانه را ایجاد می‌کند. شخصی خط مشی ارتباط با مشتریان را نقض می‌کند و بر شهرت شرکت تأثیر منفی می‌گذارد.
نظارت از شما در برابر چنین موقعیت‌هایی محافظت می کند: می‌توانید آن را به گونه ای پیکربندی کنید که خود سیستم توجه شما را به فعالیت‌های مشکوک جلب کند.
مهم نیست چقدر افراد خوب برای شما کار می‌کنند، همیشه خطرات خاصی وجود دارد.
گفت‌وگو